วิธีเซฟไฟล์ Word (ใน Microsoft Word & WPS Office)

การเรียนรู้ วิธีบันทึกเอกสาร Word เป็นหนึ่งในนิสัยแรกๆ ที่ช่วยให้งานเขียนของคุณปลอดภัย ไม่ว่าคุณจะร่างเอกสารใน Microsoft Word หรือชอบใช้โปรแกรมแก้ไขอื่นที่รองรับไฟล์ Word เส้นทางการบันทึกที่ชัดเจนหมายถึงการสูญเสียการแก้ไขที่น้อยลงและลดปัญหา "ไฟล์ของฉันหายไปไหน"

คู่มือนี้เริ่มต้นด้วยวิธีที่เร็วที่สุดในการบันทึกใน Microsoft Word — Save (บันทึก), Save As (บันทึกเป็น), AutoSave (บันทึกอัตโนมัติ) และ PDF — จากนั้นจะแนะนำ WPS Office สั้นๆ และอธิบายขั้นตอนเดียวกันภายใน WPS Writer พร้อมภาพหน้าจอจากผลิตภัณฑ์จริง ใช้ Ctrl/Cmd + S เมื่อข้อความเมนูบนอุปกรณ์ของคุณดูแตกต่างออกไป

วิธีบันทึกเอกสาร Word อย่างรวดเร็วใน Microsoft Word

สำหรับการแก้ไขในชีวิตประจำวัน คุณไม่จำเป็นต้องมีขั้นตอนการทำงานที่ยาวนาน 3 วิธีนี้ครอบคลุมการค้นหา "วิธีบันทึกเอกสาร Word" ส่วนใหญ่ใน Word บนเดสก์ท็อป

วิธีที่ 1 — ไอคอนบันทึก (Save)

1. ดูที่แถบเครื่องมือด่วน (Quick Access Toolbar) ที่มุมซ้ายบนของ Word

2. เลือกไอคอน Save (รูปแผ่นดิสก์)

3. หากเป็นไฟล์ใหม่ ให้เลือกตำแหน่งที่ตั้ง พิมพ์ชื่อไฟล์ จากนั้นเลือก Save (บันทึก)

วิธีที่ 2 — แป้นพิมพ์ลัด

1. กด Ctrl + S บน Windows หรือ Command + S บน Mac

2. สำหรับไฟล์ใหม่ ให้กรอกข้อมูลในกล่องโต้ตอบการบันทึกด้วยวิธีเดียวกันกับด้านบน

วิธีที่ 3 — เมนูไฟล์ (File)

1. เลือก File

2. เลือก Save เพื่ออัปเดตไฟล์ปัจจุบัน หรือ Save As / Save a Copy เมื่อคุณต้องการตำแหน่งที่ตั้งหรือชื่อไฟล์ใหม่

หลังจากการบันทึกครั้งแรก Ctrl/Cmd + S จะทำการบันทึกทับในตำแหน่งเดิมอย่างเงียบๆ นี่คือนิสัยที่ทำให้คุณทำงานได้เร็วที่สุดในขณะที่เขียน

ใช้ Word, Excel และ PPT ฟรี

ดาวน์โหลดฟรี

วิธีบันทึกเอกสาร Word ด้วย Save As และรูปแบบไฟล์ใหม่ๆ

ใช้ Save As เมื่อคุณต้องการบันทึกสำเนาชุดที่สอง บันทึกลงในแฟลชไดรฟ์ USB หรือต้องการรูปแบบไฟล์ที่ผู้อื่นสามารถเปิดได้ ขั้นตอนนี้ยังคงเป็นส่วนหนึ่งของการเรียนรู้วิธีบันทึกเอกสาร Word แต่ช่วยให้คุณควบคุมสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้น

1. เลือก File → Save As (หรือ Save a Copy ในกรณีที่ไฟล์นั้นอยู่บน OneDrive/SharePoint แล้ว)

2. เลือก This PC สำหรับโฟลเดอร์ในเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือ OneDrive สำหรับการเข้าถึงผ่านระบบคลาวด์

3. พิมพ์ชื่อไฟล์ให้ชัดเจน

4. เปิดรายการ Save as type / File Format หากคุณต้องการบันทึกเป็นรูปแบบไฟล์อื่น

5. เลือก Save

ตัวเลือกรูปแบบไฟล์ที่พบบ่อย:

• Word Document (.docx) — ค่าเริ่มต้นสำหรับ Word รุ่นปัจจุบันและชุดโปรแกรมออฟฟิศส่วนใหญ่

• Word 97-2003 (.doc) — สำหรับความเข้ากันได้กับโปรแกรมเวอร์ชันเก่า

• PDF (.pdf) — สำหรับแชร์สำเนาที่มีรูปแบบเค้าโครงคงที่และแก้ไขได้ยาก

• Plain Text / OpenDocument — สำหรับการแชร์ในกรณีพิเศษ

เคล็ดลับ: เมื่อคุณส่งออกเป็น PDF ควรเก็บไฟล์ .docx ต้นฉบับไว้ด้วยหากคุณจำเป็นต้องนำมาแก้ไขในภายหลัง

วิธีบันทึกเอกสาร Word อัตโนมัติด้วย AutoSave

AutoSave ตอบโจทย์อีกแง่มุมหนึ่งของวิธีบันทึกเอกสาร Word นั่นคือ: "ฉันไม่อยากคลิก Save ทุกๆ นาที"

ใน Microsoft 365 Word ระบบการบันทึกอัตโนมัติ (AutoSave) จะทำงานเมื่อจัดเก็บไฟล์ไว้บน OneDrive หรือ SharePoint หลังจากที่คุณบันทึกหรือเปิดไฟล์จากคลาวด์ สวิตช์ AutoSave ที่บริเวณมุมซ้ายบนจะอยู่ในสถานะ On (เปิด) และช่วยบันทึกการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในขณะที่คุณพิมพ์

หากไฟล์อยู่แค่บนฮาร์ดไดรฟ์ในเครื่องของคุณ AutoSave จะไม่ทำงานในรูปแบบเดียวกัน ให้คุณกด Ctrl/Cmd + S ต่อไป หรือย้ายสำเนาไปที่ OneDrive หากคุณต้องการให้ระบบบันทึกลงคลาวด์อย่างต่อเนื่อง ตำแหน่งที่ตั้งในการจัดเก็บไฟล์ (ไม่ใช่ธีมของโปรแกรมแก้ไข) คือตัวกำหนดว่า AutoSave จะสามารถใช้งานได้หรือไม่

หากโปรแกรม Word ปิดลงโดยไม่คาดคิด ให้ลองใช้ File → Info → Manage Document → Recover Unsaved Documents ก่อนที่คุณจะพิมพ์งานหน้านั้นใหม่ทั้งหมด

ใช้ Word, Excel และ PPT ฟรี

ดาวน์โหลดฟรี

ทางเลือกที่ใช้งานได้ฟรี & ชาญฉลาด: การบันทึกเอกสาร Word ใน WPS Office

กำลังมองหาโปรแกรมประมวลผลคำฟรีที่สามารถบันทึกอัตโนมัติแบบเรียลไทม์และรองรับรูปแบบไฟล์ Word ได้อย่างราบรื่นอยู่ใช่ไหม? WPS Office นำเสนอวิธีการที่ใช้งานง่ายในการจัดการเอกสารของคุณ

WPS Office เป็นชุดโปรแกรมออฟฟิศที่เริ่มต้นใช้งานได้ฟรี ออกแบบมาเพื่อตอบสนองความต้องการในชีวิตประจำวัน โปรแกรม Writer สามารถเปิดและบันทึกเอกสารที่รองรับการใช้งานร่วมกับ Word (.docx และ .doc) ซึ่งมาพร้อมกับเครื่องมือ Spreadsheets, Presentation และ PDF โดยติดตั้งรวบยอดในแพ็กเกจเดียวที่ใช้พื้นที่น้อยนิด และสามารถทำงานได้ทั้งบนระบบ Windows, Mac, Linux, Android และ iOS ด้วยหน้าตาเมนูที่คล้ายคลึงกับ Microsoft ฟีเจอร์การแก้ไขและการบันทึกหลักๆ มีให้ใช้ครบถ้วนในแพ็กเกจฟรีสำหรับการทำงานรายวัน ส่วนฟีเจอร์เสริมขั้นสูง (เช่น เครื่องมือ PDF เชิงลึก เทมเพลตระดับพรีเมียม หรือฟีเจอร์ AI ซึ่งขึ้นอยู่กับภูมิภาคและแผนการใช้งานของคุณ) อาจต้องอัปเกรดเป็นแพ็กเกจแบบชำระเงิน

หากคุณต้องการคงความเคยชินในการกด File/Save รูปแบบเดิมโดยไม่ต้องพึ่งพาระบบสมัครสมาชิกของ Microsoft เพียงอย่างเดียว WPS Writer เป็นทางเลือกที่ใช้ประโยชน์ได้จริง ซึ่งคุณสามารถนำขั้นตอน "วิธีบันทึกเอกสาร Word" แบบเดียวกันมาปรับใช้ได้เลย ขั้นตอนด้านล่างนี้จะแสดงวิธีบันทึกเอกสารภายใน WPS Writer

วิธีบันทึกเอกสาร Word ใน WPS แบบทีละขั้นตอน

WPS Writer สามารถเปิดและบันทึกรูปแบบไฟล์ของ Microsoft Word อย่าง .docx และ .doc ได้ ใช้วิธีเหล่านี้เมื่อคุณต้องการทราบวิธีบันทึกเอกสาร Word ภายใน WPS 

1. เปิดไฟล์ของคุณใน WPS

   

   
   

2. เลือกปุ่ม Save (บันทึก) ที่มุมซ้ายบน

   
   

   

   
   

3. สำหรับไฟล์ใหม่ ให้เลือกโฟลเดอร์ ตั้งชื่อไฟล์ และเลือกประเภทไฟล์ จากนั้นยืนยันการบันทึกด้วยปุ่ม Save

   
   

   

   
   

คำถามที่พบบ่อย: 

วิธีบันทึกเอกสาร Word บน Mac?
ใช้ Command + S, ไอคอน Save หรือเลือกเมนู File → Save / Save As ตัวเลือกรูปแบบไฟล์ต่างๆ จะปรากฏในรายการ File Format ของกล่องโต้ตอบการบันทึก

วิธีบันทึกเอกสาร Word เป็น PDF?
ในโปรแกรม Word ให้เลือก File → Save As และเลือกเป็น PDF ส่วนใน WPS Writer ให้เลือก File → Export to PDF (หรือใช้ตัวเลือก Save As ที่ตรงกันเมื่อมี PDF ให้เลือกในรายการ)

AutoSave แทนที่การกดปุ่ม Save เลยหรือไม่?
เฉพาะเมื่อไฟล์ Microsoft Word นั้นอยู่บน OneDrive หรือ SharePoint และเปิดฟังก์ชัน AutoSave เป็น On เท่านั้น หากเป็นไฟล์ที่อยู่บนเครื่องโลคัล คุณยังคงต้องกด Save ด้วยตนเองเช่นเดิม

ไฟล์ของฉันหายไปอยู่ที่ไหนหลังจากบันทึกแล้ว?
ตรวจสอบตำแหน่งที่แสดงในกล่องโต้ตอบ Save, รายการไฟล์ล่าวสุด (Recent) ใน Word/WPS, โฟลเดอร์ Documents, Desktop รวมถึงพื้นที่โฟลเดอร์คลาวด์บน OneDrive หรือ WPS ของคุณ

WPS Writer สามารถบันทึกไฟล์ Word ต้นฉบับจริงได้หรือไม่?
ได้แน่นอน WPS Writer ถูกสร้างขึ้นมาให้สามารถเปิดและบันทึกรูปแบบไฟล์ Word มาตรฐานอย่าง .docx และ .doc เพื่อใช้แบ่งปันเอกสารในชีวิตประจำวัน

ดาวน์โหลดชุดโปรแกรม Office ฟรี

• ใช้ Word, Excel และ PPT ได้ฟรี ไร้โฆษณากวนใจ

• แก้ไขไฟล์ PDF ได้อย่างครบครันด้วยชุดเครื่องมือ PDF ทรงพลัง

• อินเทอร์เฟซคุ้นตาเหมือน Microsoft เรียนรู้ง่าย เข้ากันได้ 100%

• เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณด้วยเทมเพลต Word, Excel, PPT และเรซูเม่ฟรีที่มีให้เลือกใช้งานอย่างมากมายจาก WPS

ดาวน์โหลดฟรี

ปลอดภัย 100%

สมชาย วัฒนธร