วิธีแก้ปัญหากล่องสีเทาเวลาพิมพ์เอกสาร Word

คำตอบด่วน: ปัญหา กล่องสีเทาเมื่อพิมพ์เอกสาร Word (สะกดแบบอเมริกัน: gray) แทบจะไม่ได้เกิดจากเครื่องพิมพ์ ให้สังเกตสิ่งที่คุณเห็น: แถบจางๆ ทางด้านขวา → ปิด Markup Area Highlight (ไฮไลต์พื้นที่มาร์กอัป) หรือยกเลิกการเลือก Print Markup (พิมพ์มาร์กอัป); สีเทาเติมในช่องฟอร์ม → สลับ Form Field Shading (การแรเงาเขตข้อมูลฟอร์ม); สี่เหลี่ยมทึบในทุกหน้า → ลบออกจาก ส่วนหัว (Header); มีกล่องเฉพาะในโหมดพิมพ์/PDF บน Mac → อัปเดต macOS / Word และตรวจสอบการแรเงาเขตข้อมูลอีกครั้ง

 

ผู้ที่ค้นหาวลีนี้มักจะมีกำหนดเวลาส่งงานที่กระชั้นชิด ไม่ว่าจะเป็นการพิมพ์วิทยานิพนธ์ แบบฟอร์มรับเข้า หรือรายงานที่แปลแล้ว พวกเขาต้องการหาสาเหตุก่อน จากนั้นจึงหาวิธีตั้งค่าใน Word ที่ตรงกัน ส่วนต่างๆ ด้านล่างจะเรียงตามลำดับการค้นหาจริงเหล่านั้น

ทำไมถึงมีแถบสีเทาทางด้านขวาเมื่อฉันพิมพ์ใน Word?

หากการแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ (Print Preview) ปรากฏแถบแรเงาแนวตั้งตรงจุดที่บอลลูนข้อคิดเห็นอยู่ แสดงว่า Word กำลังสำรองพื้นที่สำหรับ พื้นที่มาร์กอัป (Markup Area) ไว้ แถบดังกล่าวสามารถถูกพิมพ์ออกมาได้แม้ว่าคุณจะต้องการแค่เนื้อหาที่สะอาดตาก็ตาม

1. เปิดเอกสารใน Microsoft Word สำหรับ Windows (Microsoft 365, Word 2021 หรือ Word 2019)

2. ไปที่แท็บ รีวิว (Review)

3. เลือก แสดงมาร์กอัป (Show Markup) (ภายใต้ การติดตาม)

4. ยกเลิกการเลือก ไฮไลต์พื้นที่มาร์กอัป (Markup Area Highlight) หากคุณเห็นตัวเลือกนี้

5. กด Ctrl + P และตรวจสอบว่าแถบสีเทาทางด้านขวาหายไปในการแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์

 

ยังอยู่ใช่ไหม? ใน ไฟล์ → พิมพ์ (File → Print) ให้เปิดเมนูแบบเลื่อนลงของการตั้งค่าแรก (มักจะมีป้ายกำกับว่า พิมพ์หน้าทั้งหมด) และยกเลิกการเลือก พิมพ์มาร์กอัป (Print Markup) ใช้วิธีนี้เมื่อคุณต้องการพิมพ์เอกสารที่สะอาดตา และเปิด พิมพ์มาร์กอัป ไว้เฉพาะเมื่อผู้รีวิวจำเป็นต้องเห็นข้อคิดเห็นบนกระดาษเท่านั้น

 

ฉันจะลบกล่องสีเทาเมื่อพิมพ์ฟอร์มใน Word ได้อย่างไร?

เขตข้อมูลข้อความรุ่นเก่า ช่องทำเครื่องหมาย และเมนูแบบเลื่อนลง มักจะแสดงการแรเงาสีเทา เพื่อให้ผู้สร้างฟอร์มสามารถสังเกตเห็นจุดที่กรอกข้อมูลได้ การแรเงาดังกล่าวเป็นเพียงตัวช่วยในการแสดงผล และผู้ใช้หลายคนต้องการปิดมันก่อนที่จะพิมพ์หรือวางลงในระบบอื่น

1. แสดงแท็บ นักพัฒนา (Developer) หากจำเป็น (ไฟล์ → ตัวเลือก → กำหนด Ribbon เอง → เลือก นักพัฒนา)

2. ในแท็บ นักพัฒนา (Developer) ให้เปิด เครื่องมือรุ่นเก่า (Legacy Tools)

3. คลิก การแรเงาเขตข้อมูลฟอร์ม (Form Field Shading) เพื่อสลับปิดการเติมสีเทา

4. นอกจากนี้ ให้ตรวจสอบ ไฟล์ → ตัวเลือก → ขั้นสูง → แสดงเนื้อหาเอกสาร → การแรเงาเขตข้อมูล แนะนำให้เลือก เมื่อเลือก (When selected) หรือ ไม่เลย (Never) หากเขตข้อมูลดูเป็นสีเทาบนหน้าจอเสมอ

 

หมายเหตุ: การแรเงาเขตข้อมูลมักจะ ไม่ ถูกพิมพ์ออกมาแม้ว่าคุณจะเห็นบนหน้าจอก็ตาม หากการแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ดูสะอาดตาแล้ว คุณอาจต้องเปลี่ยนแค่การตั้งค่าบนหน้าจอเท่านั้น หากยังมีสีเทาปรากฏบนกระดาษ ให้ล้าง การแรเงา (Shading) ของย่อหน้า/เซลล์ (หน้าแรก → เส้นขอบและการแรเงา) ที่นำไปใช้เป็นการเติมสีจริง

สี่เหลี่ยมสีเทาในทุกหน้าของ Word

บล็อกสีเทาขอบแข็งที่ซ้ำกันทุกหน้า มักจะเป็นวัตถุรูปวาดที่ถูกยึดไว้ในส่วนหัว (พบบ่อยหลังจากเวิร์กโฟลว์การแปลหรือเทมเพลตบางอย่าง) ไม่ใช่ข้อคิดเห็น

1. ดับเบิลคลิกที่ด้านบนของหน้าใดก็ได้เพื่อเปิด ส่วนหัว (Header)

2. คลิกสี่เหลี่ยมสีเทาจนกระทั่งจุดจับสำหรับเลือกปรากฏขึ้น

3. กด Delete

4. ปิดส่วนหัว หากเนื้อหาหลักยังคงถูกบีบไปทางซ้าย ให้เปิดการตั้งค่า ย่อหน้า (Paragraph) แล้วตั้งค่า เยื้องขวา (Right indent) เป็น 0 (ตรวจสอบสไตล์และย่อหน้าในพื้นที่นั้น)

 

กล่องสีเทาปรากฏเฉพาะเมื่อพิมพ์หรือส่งออกเป็น PDF เท่านั้น

หากมุมมองการแก้ไขดูปกติ แต่การแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ / PDF มีกล่องสีเทาแปลกปลอมโผล่ขึ้นมาใกล้โลโก้ ส่วนท้าย หรือตาราง โดยเฉพาะบน Mac ให้ถือว่าเป็นปัญหาของกระบวนการพิมพ์:

• Mac + macOS Sonoma รุ่นแรกๆ: อัปเดต macOS (เวอร์ชัน 14.1 หรือใหม่กว่าได้แก้ไขบั๊กกล่องสีเทาในการพิมพ์/PDF ของ Word ไปมากแล้ว) และอัปเดต Microsoft 365

• ตัวยึดรูปภาพ: ไฟล์ → ตัวเลือก → ขั้นสูง → ล้างการเลือก แสดงตัวยึดรูปภาพ (Show picture placeholders)

• สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยพิมพ์ออกมาเป็นกล่องว่าง/สีดำ: มักเกิดจากบั๊กการเรนเดอร์สัญลักษณ์/ฟอนต์บน Mac ให้เปลี่ยนฟอนต์ของสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย หรืออัปเดต OS แล้วจึงพิมพ์ใหม่

• ทดสอบด่วน: บันทึกเป็น PDF จากพีซีเครื่องอื่น หรือพิมพ์จาก Word Online / OneDrive เพื่อดูว่าไดรเวอร์/OS ในเครื่องคือสาเหตุของปัญหาหรือไม่

รายการตรวจสอบด่วนก่อนพิมพ์ใหม่

• แถบจางๆ ทางด้านขวา → ไฮไลต์พื้นที่มาร์กอัป / พิมพ์มาร์กอัป

• สีเทาเติมในช่องว่างของฟอร์ม → การแรเงาเขตข้อมูลฟอร์ม / การแรเงาเขตข้อมูล

• สี่เหลี่ยมทึบในทุกหน้า → รูปร่างในส่วนหัว → Delete

• เฉพาะในโหมดพิมพ์/PDF → อัปเดต OS/Word, ตัวยึดรูปภาพ, ปัญหาฟอนต์/สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย

• สีเทาจริงที่อยู่หลังข้อความ → หน้าแรก → เส้นขอบและการแรเงา → ไม่มีสี (นำไปใช้กับข้อความหรือย่อหน้า)

อีกหนึ่งทางเลือก: เปิดไฟล์เดียวกันใน WPS Writer

แก้ไขใน Microsoft Word เรียบร้อยแล้วใช่ไหม? คุณทำสำเร็จแล้ว หากคุณใช้ WPS Office ให้เปิดไฟล์ .docx ใน WPS Writer ตรวจสอบการแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์เพื่อดูการแรเงาที่หลงเหลืออยู่ หรือวัตถุในส่วนหัว ล้างการเติมสีที่คุณไม่ต้องการ จากนั้นพิมพ์ที่ขนาด 100%

 

ต้องการดูภาพรวมการพิมพ์ใน Word ทั้งหมดหรือไม่? ดู วิธีพิมพ์เอกสารใน Word

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ทำไมถึงมีแถบสีเทาทางด้านขวาเมื่อฉันพิมพ์เอกสาร Word?

Word กำลังแสดงพื้นที่มาร์กอัปสำหรับข้อคิดเห็นหรือการติดตามการเปลี่ยนแปลง ให้ยกเลิกการเลือก ไฮไลต์พื้นที่มาร์กอัป (Markup Area Highlight) ภายใต้ รีวิว → แสดงมาร์กอัป หรือยกเลิกการเลือก พิมพ์มาร์กอัป (Print Markup) ใน ไฟล์ → พิมพ์

ฉันจะลบกล่องสีเทาเมื่อพิมพ์ฟอร์มใน Word ได้อย่างไร?

ในแท็บนักพัฒนา ให้เปิด เครื่องมือรุ่นเก่า แล้วคลิก การแรเงาเขตข้อมูลฟอร์ม (Form Field Shading) นอกจากนี้ ให้ตั้งค่า การแรเงาเขตข้อมูล ภายใต้ ไฟล์ → ตัวเลือก → ขั้นสูง เป็น เมื่อเลือก หรือ ไม่เลย

กล่องสีเทาของเขตข้อมูลฟอร์มจะถูกพิมพ์ออกมาด้วยไหม?

ส่วนใหญ่มักจะไม่—มันเป็นเพียงตัวช่วยบนหน้าจอ ให้ตรวจสอบการแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ หากยังมีสีเทาพิมพ์ออกมา ให้ลบการแรเงาย่อหน้าหรือเซลล์ของจริงออก ไม่ใช่แค่สลับการตั้งค่าแรเงาเขตข้อมูล

ฉันจะลบสี่เหลี่ยมสีเทาที่ปรากฏในทุกหน้าได้อย่างไร?

ดับเบิลคลิกที่ส่วนหัว เลือกสี่เหลี่ยม (มองหาจุดจับที่มุม) กด Delete จากนั้นให้ล้างการตั้งค่าเยื้องขวาที่หลงเหลืออยู่ในเนื้อหาหลัก

กล่องสีเทาปรากฏเฉพาะเมื่อฉันส่งออกเป็น PDF หรือพิมพ์บน Mac—ต้องทำอย่างไรต่อ?

อัปเดต macOS และ Word (Sonoma รุ่นแรกๆ ทำให้เกิดบั๊กกล่องสีเทาในการพิมพ์/PDF) ล้างตัวยึดรูปภาพ และหากสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยกลายเป็นกล่อง ให้เปลี่ยนฟอนต์ของสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย หรือพิมพ์ใหม่หลังจากอัปเดต OS แล้ว

“grey box” เหมือนกับ “gray box” ใน Word หรือไม่?

ใช่แล้ว นักเขียนในสหรัฐอเมริกามักจะสะกดว่า gray; แต่วิธีการแก้ไขนั้นเหมือนกัน

สรุป

ในการแก้ไขปัญหากล่องสีเทา (grey หรือ gray) เมื่อพิมพ์ใน Word ให้ระบุรูปแบบของปัญหา: แถบมาร์กอัป → ปิด ไฮไลต์พื้นที่มาร์กอัป หรือ พิมพ์มาร์กอัป; สีเทาในฟอร์ม → การแรเงาเขตข้อมูลฟอร์ม / การแรเงาเขตข้อมูล; สี่เหลี่ยมที่ซ้ำกัน → ลบออกจากส่วนหัว; กล่องที่ปรากฏเฉพาะตอนพิมพ์ → อัปเดต Mac/Word และตรวจสอบตัวยึดรูปภาพ พิมพ์ใหม่โดยใช้การแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ก่อนเสมอ เปิดไฟล์เดียวกันใน WPS Writer ก็ต่อเมื่อคุณทำงานใน WPS อยู่แล้วและต้องการตรวจทานตัวอย่างเป็นครั้งที่สอง

ดาวน์โหลด Office ฟรี

• ใช้งาน Word, Excel และ PPT ฟรี ไม่มีโฆษณา

• แก้ไขไฟล์ PDF ด้วยชุดเครื่องมือ PDF ที่ทรงพลัง

• อินเทอร์เฟซคล้าย Microsoft เรียนรู้ง่าย เข้ากันได้ 100%

• เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณด้วยเทมเพลต Word, Excel, PPT และ CV ฟรีมากมายจาก WPS

ดาวน์โหลดฟรี

ปลอดภัย 100%

สมชาย วัฒนธร