หากคุณเป็นเหมือนฉัน คุณคงใช้เวลาหลายชั่วโมงในการสร้างสเปรดชีต Excel ทำความสะอาดข้อมูล และตรวจสอบการคำนวณให้ถูกต้องเพียงเพื่อจะพบว่าในบางครั้งการแชร์ไฟล์ XLSX ที่แก้ไขได้ไม่ใช่ทางเลือกที่ดี และนั่นคือเหตุผลที่การแปลงไฟล์ XLSX เป็น PDF เข้ามามีบทบาท PDF เป็นรูปแบบไฟล์ที่เป็นที่ยอมรับในระดับสากล มีความเป็นมืออาชีพ ช่วยรักษาความสม่ำเสมอของข้อมูลและโครงสร้างรวมถึงการจัดรูปแบบไว้บนทุกแพลตฟอร์ม ในบทความนี้ ฉันจะแสดงวิธีการต่างๆ ในการแปลง XLSX เป็น PDF ไม่ว่าจะใน Excel, Google Sheets หรือซอฟต์แวร์ของบุคคลที่สามอย่าง WPS Office ทำตามขั้นตอนง่ายๆ พร้อมเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์เพื่อให้คุณเริ่มต้นได้ทันที
ทำไมต้องแปลงไฟล์ XLSX เป็น PDF?
เมื่อมองแวบแรก อาจไม่ชัดเจนว่าทำไมใครๆ ถึงต้องเปลี่ยนไฟล์ XLSX เป็นรูปแบบ PDF แต่ในขณะที่ XLSX เป็นมิตรกับผู้ใช้ด้วยฟังก์ชันการทำงานด้านข้อมูล PDF ก็มีข้อดีมากมายเมื่อต้องแชร์สเปรดชีตของคุณด้วยคุณสมบัติเหล่านี้:
ใช้งานได้ทุกที่: สามารถเปิดได้ง่ายบนเกือบทุกอุปกรณ์ และหลีกเลี่ยงปัญหาที่ผู้รับอาจไม่มี Excel หรือแอปพลิเคชันที่คล้ายกันติดตั้งไว้
รักษารูปแบบ: ด้วย PDF คุณจะมั่นใจได้ว่าไม่ว่าจะเปิดในระบบใดก็ตาม เค้าโครง แฟ้มแบบอักษร และการออกแบบจะยังคงเหมือนเดิม
ความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัว: การแปลงไฟล์ XLSX เป็น PDF จะช่วยให้คุณมั่นใจในความปลอดภัย ไม่มีใครสามารถแก้ไขเนื้อหาเอกสารได้ ซึ่งเป็นประโยชน์เมื่อต้องแชร์ข้อมูลที่ละเอียดอ่อน
การแปลงไฟล์ XLSX เป็น PDF ช่วยเพิ่มความเป็นมืออาชีพและความปลอดภัย ไม่ว่าคุณจะส่งรายงานให้เพื่อนร่วมงาน ยื่นงบการเงิน หรือเพียงพิมพ์งานของคุณในรูปแบบที่สะอาดตา
วิธีต่างๆ ในการแปลงไฟล์ XLSX เป็น PDF
มีหลายวิธีในการแปลงไฟล์ XLSX เป็น PDF แต่ละวิธีมีข้อดีของตัวเอง ในส่วนนี้เราจะมาดูวิธีการที่คุณสามารถใช้สำหรับการแปลงไฟล์ วิธีการเหล่านี้จะใช้ง่ายและช่วยให้คุณแปลงไฟล์ได้อย่างรวดเร็ว มาดูกันว่าแต่ละวิธีทำงานอย่างไรอย่างละเอียด
1. แปลง XLSX เป็น PDF ด้วยการใช้ WPS Office
WPS Office เป็นทางเลือกที่ดีหากคุณต้องการแปลงไฟล์ XLSX เป็น PDF อย่างมีประสิทธิภาพและปลอดภัยมากขึ้น เป็นชุดโปรแกรมสำนักงานที่ครบครันพร้อมเครื่องมือสเปรดชีตคล้ายกับ Excel ในหลายๆ ด้าน ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถแปลงสเปรดชีตเป็นรูปแบบ PDF ได้โดยไม่ยุ่งยาก วิธีการมีดังนี้
ขั้นตอนที่ 1: เปิดไฟล์ XLSX ของคุณใน WPS Spreadsheet ภายใต้ชุดโปรแกรม WPS Office
ขั้นตอนที่ 2: จัดรูปแบบให้เรียบร้อยเพื่อแสดงข้อมูลตามที่คุณต้องการ
ขั้นตอนที่ 3: คลิกแท็บ File แล้วเลือก Export to PDF จากรายการ
ขั้นตอนที่ 4: การตั้งค่า PDF จะปรากฏขึ้น ซึ่งคุณสามารถเปลี่ยนคุณภาพของ PDF ขนาดหน้า และการวางแนวได้
ขั้นตอนที่ 5: หลังจากที่คุณตั้งค่าตามที่ต้องการแล้ว ให้คลิกส่งออกและเลือกตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์ PDF ใหม่ของคุณ
อย่างไรก็ตาม ไม่เหมือนกับ Google Sheets WPS Office มีตัวเลือกการควบคุมการจัดรูปแบบขั้นสูงและชุดเครื่องมือ Office ที่รวมเข้าด้วยกันอย่างสมบูรณ์ นอกจากนี้ WPS Office ยังใช้งานได้บนหลายแพลตฟอร์ม เช่น Windows, Mac, Android และ iOS
2. การใช้ Microsoft Excel
โดยค่าเริ่มต้นแล้ว ไฟล์ XLSX จะเปิดใน Microsoft Excel ซึ่งมีตัวเลือกในตัวสำหรับการบันทึกสเปรดชีตของคุณเป็น PDF วิธีการมีดังนี้:
ขั้นตอนที่ 1: ก่อนอื่น เปิดไฟล์ XLSX ของคุณใน Microsoft Excel
ขั้นตอนที่ 2: จัดรูปแบบสเปรดชีตของคุณ: หากยังไม่ได้ทำ ให้ปรับเปลี่ยนรูปแบบต่างๆ เช่น การปรับขนาดคอลัมน์ การปรับฟอนต์ และการเพิ่มเส้นขอบเพื่อความสวยงาม
ขั้นตอนที่ 3: เมื่อคุณจัดเรียงสเปรดชีตตามที่ต้องการแล้ว ให้คลิกที่เมนู File และเลือก Save As
ขั้นตอนที่ 4: เลือก PDF ในเมนู dropdown "Save as type"
ขั้นตอนที่ 5: เลือกตำแหน่งที่ต้องการบันทึกไฟล์ แล้วคลิกบันทึก
Excel ยังมีตัวเลือกในการปรับ PDF ให้เหมาะกับการพิมพ์มาตรฐานหรือให้มีขนาดไฟล์ที่เล็กกว่า นอกจากนี้คุณยังสามารถเลือกแปลงเฉพาะช่วงข้อมูลที่ต้องการจากแผ่นงานได้ ทำให้สามารถปรับแต่งได้อย่างยืดหยุ่น
3. การใช้ Google Sheets
Google Sheets เป็นอีกหนึ่งเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการทำงานกับสเปรดชีต โดยเฉพาะหากคุณต้องการเข้าถึงและแก้ไขไฟล์จากที่ใดก็ได้ การแปลงไฟล์ XLSX เป็น PDF ในที่นี้ไม่ใช่เรื่องยากเลย นี่คือขั้นตอนที่คุณต้องทำ:
ขั้นตอนที่ 1: อัปโหลดไฟล์ XLSX ของคุณไปยัง Google Drive
ขั้นตอนที่ 2: เปิดไฟล์ใน Google Sheets
ขั้นตอนที่ 3: หากจำเป็น ให้จัดรูปแบบข้อมูลของคุณเพื่อการนำเสนอที่ดีขึ้น
ขั้นตอนที่ 4: แตะที่เมนู ไฟล์ >> ดาวน์โหลด >> เอกสาร PDF
ขั้นตอนที่ 5: จะมีหน้าต่าง弹出ขึ้นมาให้คุณสามารถปรับขนาดหน้ากระดาษ ระยะขอบ และการวางแนวกระดาษได้ เป็นต้น
ขั้นตอนที่ 6: ในหน้าต่างนี้ คุณสามารถเปลี่ยนแปลงอะไรก็ได้ กดปุ่มส่งออก และไฟล์ XLSX ของคุณจะถูกแปลงเป็น PDF
ในขณะที่ Google Sheets แบบออนไลน์ฟรีมีตัวเลือกการจัดรูปแบบที่จำกัดมากกว่า เมื่อเทียบกับ Excel โดยเฉพาะสเปรดชีตที่ซับซ้อนมากขึ้น
ทำไม WPS Office จึงเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดในการแปลง XLSX เป็น PDF
ในบรรดาทางเลือกที่มีอยู่ในการแปลงไฟล์ XLSX เป็น PDF WPS Office ถือว่าดีที่สุดด้วยเหตุผลหลายประการ ได้แก่:
1. ความเข้ากันได้ข้ามแพลตฟอร์ม
WPS Office สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่นบนทุกแพลตฟอร์มหลัก นั่นหมายความว่าคุณสามารถแปลงไฟล์ของคุณได้โดยไม่มีปัญหา ไม่ว่าคุณจะใช้พีซี Windows, Mac หรืออุปกรณ์มือถือ
2. คุณสมบัติขั้นสูง
WPS Office มีคุณสมบัติขั้นสูงมากมายที่จะช่วยให้คุณปรับแต่งไฟล์ XLSX ให้สมบูรณ์แบบก่อนการแปลง คุณสามารถปรับเปลี่ยนแบบอักษร คอลัมน์ แถว และตัวเลือกการจัดหน้ากระดาษได้ คุณยังสามารถแทรกรูปภาพ กราฟ และองค์ประกอบอื่นๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้กับสเปรดชีตของคุณได้อีกด้วย
3. ความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัว
ไม่เหมือนกับตัวแปลงไฟล์ออนไลน์บางตัว WPS Office ไม่จำเป็นต้องอัปโหลดไฟล์ของคุณไปยังเซิร์ฟเวอร์ของบุคคลที่สาม ซึ่งหมายความว่าข้อมูลของคุณเป็นส่วนตัวและปลอดภัย โดยเฉพาะสำหรับข้อมูลที่สำคัญ
4. คุณสมบัติที่ขับเคลื่อนด้วย AI
AI ขั้นสูง เครื่องมือที่ผสานรวมอยู่ใน WPS Office จะจัดวางเลย์เอาต์ ขนาดฟอนต์ และระยะห่างโดยอัตโนมัติเพื่อให้สเปรดชีตของคุณอ่านง่ายและดูเป็นมืออาชีพ AI ยังช่วยปรับเอกสารของคุณให้เหมาะสมสำหรับการแปลงเป็น PDF ลดปัญหาการจัดรูปแบบ
คำถามที่พบบ่อย
1. ฉันจะเปลี่ยนไฟล์ XLSX เป็น PDF บนมือถือได้อย่างไร?
คุณสามารถเปิดไฟล์ XLSX ของคุณผ่านแอปพลิเคชัน WPS Office บน Android หรือ iOS และแปลงเป็นไฟล์ PDF ขั้นตอนคล้ายกับบนเดสก์ท็อป: เปิดไฟล์ จัดรูปแบบ และเลือกตัวเลือกในการส่งออกเป็น PDF
2. ฉันจะแปลงเฉพาะช่วงเซลล์ที่ต้องการเป็น PDF ได้อย่างไร
ใช่ ทั้งใน Excel และ WPS Office คุณสามารถเลือกหลายเซลล์และส่งออกเฉพาะส่วนที่เลือกเป็นไฟล์ PDF ได้ ซึ่งมีประโยชน์มากเมื่อคุณไม่จำเป็นต้องแปลงทั้งสเปรดชีต
3. มีวิธีแปลงไฟล์ XLSX เป็น PDF แบบฟรีหรือไม่?
แน่นอน Microsoft Excel และ Google Sheets มีบริการแปลงไฟล์ XLSX เป็น PDF แบบฟรี นอกจากนี้ แม้ว่า WPS Office จะมีเวอร์ชันฟรีที่สามารถสร้างไฟล์ PDF ได้ แต่ฟีเจอร์ขั้นสูงอื่นๆ จะมีเฉพาะในเวอร์ชันพรีเมียมเท่านั้น
สรุป
บทความนี้ได้ทบทวนหลายวิธีในการแปลงไฟล์ XLSX เป็น PDF โดยใช้ Microsoft Excel, Google Sheets และ WPS Office แต่ละวิธีมีข้อดีในตัวเอง แต่ WPS Office นำเสนออินเทอร์เฟซที่ยอดเยี่ยมและเครื่องมือที่ใช้งานได้จริงสำหรับการแปลงเอกสาร PDF การแปลงเอกสาร PDF สามารถทำได้รวดเร็วและง่ายดายด้วยเวอร์ชันเดสก์ท็อปหรือมือถือของ WPS Office WPS Office รองรับฟังก์ชันการทำงานที่ขับเคลื่อนด้วย AI ซึ่งช่วยให้การแปลงไฟล์เป็นไปอย่างราบรื่น ถูกต้อง และไม่มีปัญหา ช่วยประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยรวม
