บางครั้งในขณะที่คุณใช้งาน Excel อาจมีสถานการณ์ที่คุณต้องการแปลงข้อมูลจากรูปแบบ XLSX เป็น CSV การแปลงเช่นนี้เกิดขึ้นบ่อยครั้งเมื่อต้องแชร์ข้อมูลระหว่างแพลตฟอร์มหรือแอปพลิเคชันที่อาจไม่รองรับรูปแบบไฟล์ Excel ในบทความนี้ ฉันจะแนะนำวิธีง่าย ๆ หลายวิธีในการแปลงไฟล์ XLSX เป็น CSV โดยใช้ Excel และซอฟต์แวร์ฟรีอื่น ๆ รวมถึง WPS Office ขั้นตอนเหล่านี้ทำได้ง่ายและรวดเร็ว
ก่อนจะอธิบายวิธีการแปลง มาดูกันก่อนว่าทำไมเราถึงควรแปลง XLSX เป็น CSV เหตุผลทั่วไปมีดังนี้:
ความเข้ากันได้ของข้อมูล: ไฟล์ CSV สามารถเปิดใช้งานได้ง่ายกับหลายโปรแกรม ฐานข้อมูล และแพลตฟอร์ม การแชร์ไฟล์ในรูปแบบนี้อาจสะดวกกว่า
ขนาดไฟล์เล็ก: ไฟล์ CSV มักจะมีขนาดเล็กกว่าไฟล์ XLSX ซึ่งทำให้จัดเก็บหรือส่งต่อได้ง่ายขึ้น
ความเรียบง่าย: ในขณะที่ไฟล์ Excel อาจมีหลายแผ่นงาน สูตร และฟีเจอร์ขั้นสูงอื่น ๆ ไฟล์ CSV เป็นเพียงข้อมูลธรรมดาที่จัดเรียงในแถวและคอลัมน์
การนำเข้า/ส่งออกข้อมูล: แอปพลิเคชันและเครื่องมือเกี่ยวกับข้อมูลส่วนใหญ่ รวมถึงระบบ CRM และแพลตฟอร์มการตลาด มักใช้ CSV สำหรับการนำเข้าและส่งออกข้อมูล
ข้อดีที่กล่าวมาทั้งหมดนี้ จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาดเมื่อต้องแปลงไฟล์ให้ใช้งานง่ายหรือให้เข้ากันได้กับซอฟต์แวร์อื่น ๆ
หากคุณติดตั้ง Microsoft Excel บนคอมพิวเตอร์แล้ว การแปลงไฟล์ XLSX เป็น CSV ก็ไม่ใช่เรื่องยากเลย ต่อไปนี้คือวิธีการ:
ขั้นตอนที่ 1: เปิดไฟล์ XLSX
คุณต้องเปิดไฟล์ XLSX ที่ต้องการแปลงใน Microsoft Excel โดยสามารถดับเบิลคลิกที่ไฟล์ หรือเปิด Excel แล้วเลือกไฟล์ผ่านเมนู “เปิด”
ขั้นตอนที่ 2: บันทึกเป็น CSV
ในไฟล์ Excel ที่เปิดอยู่:
1. ที่มุมซ้ายบน คลิกที่แท็บ “ไฟล์”
2. คลิกที่เมนู “บันทึกเป็น”
3. เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกในคอมพิวเตอร์
4. จากนั้น ในหน้าต่าง “บันทึกเป็นประเภท” ให้เลือก “CSV (Comma delimited) (*.csv)”
5. คลิก “บันทึก”
ขั้นตอนที่ 3: ตรวจสอบการแปลง
ระบบจะปรากฏหน้าต่างแจ้งเตือนว่ามีเพียงแผ่นงานที่เปิดใช้งานเท่านั้นที่จะถูกบันทึกในรูปแบบ CSV เนื่องจากไฟล์ CSV ไม่รองรับหลายแผ่นงาน หากเป็นสิ่งที่คุณต้องการ ให้คลิก “ตกลง” Excel อาจเตือนคุณเกี่ยวกับคุณสมบัติที่ CSV ไม่รองรับ คุณสามารถดำเนินการต่อได้
ขั้นตอนที่ 4: เสร็จเรียบร้อย!
เรียบร้อยแล้ว! ไฟล์ XLSX ของคุณได้ถูกแปลงเป็น CSV แล้ว คุณสามารถนำไปใช้กับโปรแกรมและแพลตฟอร์มอื่น ๆ ที่รองรับรูปแบบนี้ได้ทันที
หากคุณเป็นสายรวดเร็วและต้องการวิธีแบบออนไลน์โดยไม่ต้องติดตั้งซอฟต์แวร์ มีเว็บไซต์ตัวแปลงฟรีมากมายที่ให้บริการแปลง XLSX เป็น CSV วิธีใช้งานมีดังนี้:
ขั้นตอนที่ 1: เลือกเว็บไซต์ตัวแปลงออนไลน์
ค้นหาคำว่า “XLSX to CSV converter” และเปิดเว็บไซต์ เช่น Zamzar, Convertio หรือ OnlineConvertFree
ขั้นตอนที่ 2: อัปโหลดไฟล์ XLSX ของคุณ
ทำตามคำแนะนำบนหน้าเว็บไซต์เพื่ออัปโหลดไฟล์ XLSX โดยส่วนมากจะมีตัวเลือกให้อัปโหลดจากคอมพิวเตอร์หรือพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์
ขั้นตอนที่ 3: แปลงเป็น CSV
หลังจากโหลดไฟล์ขึ้นระบบแล้ว ให้เลือก CSV จากตัวเลือกรูปแบบ แล้วคลิกปุ่ม “แปลง”
ขั้นตอนที่ 4: บันทึกไฟล์ CSV
เมื่อการแปลงเสร็จสิ้น เว็บไซต์จะให้ลิงก์ดาวน์โหลดสำหรับไฟล์ CSV ใหม่ของคุณ ซึ่งคุณสามารถบันทึกไว้ในคอมพิวเตอร์หรือบนคลาวด์ได้
แม้ว่าการแปลง XLSX เป็น CSV จะดูง่าย แต่คุณอาจพบปัญหาหลายประการ เช่น:
1. การสูญเสียรูปแบบ
ไฟล์ CSV ไม่สามารถเก็บข้อมูลเกี่ยวกับรูปแบบ เช่น แบบอักษร สี หรือเส้นขอบเซลล์ได้ ดังนั้นรูปแบบขั้นสูงใน XLSX จะไม่ถูกรักษาไว้
2. หลายแผ่นงาน
ไฟล์ CSV รองรับเพียงแผ่นงานเดียว หากไฟล์ XLSX ของคุณมีหลายแผ่น เฉพาะแผ่นที่เปิดอยู่เท่านั้นที่จะถูกบันทึก ต้องแปลงแต่ละแผ่นแยกกันหากต้องการใช้ทั้งหมด
3. อักขระพิเศษ
อักขระพิเศษหรือภาษาที่ไม่ใช่ภาษาอังกฤษ อาจถูกเข้ารหัสไม่ถูกต้องใน CSV แนะนำให้เลือกการเข้ารหัสที่เหมาะสม (เช่น UTF-8) เมื่อบันทึกไฟล์เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้
WPS Office เป็นทางเลือกที่ใช้งานง่ายและฟรีแทน Microsoft Excel ได้อย่างสมบูรณ์แบบ ด้วย WPS Office คุณสามารถเปิด แก้ไข และบันทึกไฟล์ Excel ได้หลากหลายรูปแบบ รวมถึง CSV โดยไม่ยุ่งยาก ซอฟต์แวร์นี้รองรับฟังก์ชันทั้งหมดที่มีใน Excel และยังคงรักษาอินเทอร์เฟซให้เรียบง่ายและใช้งานสะดวก รองรับไฟล์ XLSX, CSV และรูปแบบสเปรดชีตยอดนิยมอื่น ๆ ได้อย่างสมบูรณ์แบบ เหมาะสำหรับทั้งการใช้งานส่วนตัวและระดับมืออาชีพ
ทำไมถึงควรเลือก WPS Office?
ใช้ฟรี: ไม่เหมือนกับทางเลือกบางโปรแกรม WPS Office ให้ใช้งานได้ฟรีโดยไม่เสียค่าใช้จ่ายใด ๆ
รองรับไฟล์หลากหลาย: WPS Office รองรับไฟล์หลายรูปแบบยอดนิยม ไม่จำกัดแค่ XLSX หรือ CSV เท่านั้น
ใช้งานข้ามอุปกรณ์ได้สะดวก: คุณสามารถทำงานกับไฟล์ของคุณได้ทั้งในคอมพิวเตอร์ Mac และมือถือ โดยไม่มีการลดทอนฟีเจอร์
ทำงานร่วมกันได้: WPS Office รองรับการแชร์และการทำงานออนไลน์ร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
คุณสามารถแปลงไฟล์ XLSX โดยไม่ต้องใช้ Microsoft Excel เพียงแค่ใช้ WPS Office ซึ่งรองรับการเปิดและแก้ไขไฟล์ Microsoft Office ได้ทั้งหมด รวมถึง XLSX ต่อไปนี้คือขั้นตอนการแปลงไฟล์:
ขั้นตอนที่ 1: เปิดไฟล์ XLSX
เปิดไฟล์ XLSX ของคุณในแอปพลิเคชันสเปรดชีตของ WPS โดยเปิด WPS Office แล้วไปที่มุมซ้ายบน เลือก “เปิดไฟล์” หรือ ลากและวางไฟล์ลงในหน้าต่าง
ขั้นตอนที่ 2: บันทึกเป็น CSV
1 เมื่อเปิดไฟล์แล้ว ให้คลิกที่ “ไฟล์” บนแถบเมนูด้านบน
2 เลือก “บันทึกเป็น”
3 ในช่องประเภทไฟล์ (Save as type) ให้เลือก “CSV (Comma delimited)”
4 เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึก แล้วคลิก “ตกลง”
ขั้นตอนที่ 3: ยืนยันและบันทึก
WPS Office จะมีข้อความแจ้งเตือนว่าเฉพาะแผ่นงานที่ใช้งานอยู่เท่านั้นที่จะถูกบันทึกในรูปแบบ CSV หากคุณต้องการแบบนั้น ให้คลิก “ตกลง”
ขั้นตอนที่ 4: เสร็จสิ้น!
ตอนนี้ไฟล์ของคุณถูกแปลงเป็น CSV แล้ว! คุณสามารถเปิดใช้งานในโปรแกรมใดก็ได้ที่รองรับไฟล์ CSV เช่น ตัวแก้ไขข้อความ ฐานข้อมูล หรือโปรแกรมสเปรดชีตอื่น ๆ
ไฟล์ XLSX เป็นรูปแบบเฉพาะของ Excel ที่รองรับหลายแผ่นงาน สูตรที่ซับซ้อน และข้อมูลประเภทต่าง ๆ เช่น รูปภาพ แผนภูมิ และการจัดรูปแบบ ขณะที่ CSV เป็นเพียงไฟล์ข้อความธรรมดาที่มีข้อมูลแยกด้วยเครื่องหมายจุลภาค ใช้งานได้เพียงแผ่นงานเดียว และไม่มีคุณสมบัติเพิ่มเติมใด ๆ
ไม่ได้ ไฟล์ CSV รองรับเพียงแผ่นงานเดียวเท่านั้น คุณต้องแปลงแต่ละแผ่นงานแยกกันเป็นไฟล์ CSV ทีละไฟล์
มี ตัวอย่างเช่น WPS Office, Google Sheets หรือเว็บไซต์แปลงไฟล์ออนไลน์อย่าง Zamzar, Convertio เป็นต้น คุณสามารถใช้แปลงไฟล์ได้อย่างสะดวกและฟรี
การแปลงไฟล์ XLSX เป็น CSV เป็นทักษะสำคัญในการจัดการข้อมูล กระบวนการนี้ง่ายและรวดเร็ว ไม่ว่าจะใช้ Microsoft Excel, Google Sheets หรือ WPS Office ก็ตาม WPS Office เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมหากคุณต้องการเครื่องมือที่ใช้งานง่ายและฟรี รองรับไฟล์ Excel อย่างครบถ้วนและช่วยให้คุณทำงานกับเอกสารสเปรดชีตได้อย่างราบรื่น ทั้งในการแปลงไฟล์และจัดการข้อมูลทุกรูปแบบ
