วิธีการเขียนจดหมายทางการ - ขั้นตอนพร้อมตัวอย่าง

ในฐานะที่เป็นนักเขียนที่มีประสบการณ์ ฉันสามารถวางตัวเองในรองเท้าของนักเรียนที่ต้องเขียนจดหมายทางการได้อย่างง่ายดาย นี่คือทักษะที่เป็นพื้นฐานสำหรับการเดินทางในสภาพแวดล้อมทางการอย่างราบรื่น คู่มือนี้ออกแบบมาเพื่อช่วยให้ทุกคนเอาชนะความลึกลับนี้และเขียนจดหมายทางการได้อย่างง่ายดาย

เมื่อไหร่เราจึงจะส่งจดหมายทางการ?

จดหมายทางการไม่ได้มีอยู่แค่ในห้องสมุดเก่า ๆ หรือสำนักงานของทนายความเท่านั้น ในฐานะนักเขียน WPS ฉันใช้จดหมายเหล่านี้เสมอเพื่อการสื่อสารและความเป็นมืออาชีพที่มีค่า นี่คือบางสถานการณ์ที่จดหมายทางการกลายเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้สำหรับฉัน:

• การสมัครงาน: สร้างความประทับใจแรกพบที่น่าดึงดูดด้วยจดหมายสมัครงานที่เขียนดี ซึ่งนี่คือที่ที่คุณสามารถใส่บุคลิกที่แท้จริงของคุณและอธิบายอย่างละเอียดว่าทำไมคุณถึงเหมาะสมที่สุดสำหรับตำแหน่งใด ๆ

• การติดต่อธุรกิจ: ไม่ว่าจะเป็นข้อเสนอที่เรียบเรียงอย่างดีที่จะโน้มน้าวลูกค้า หรือจดหมายร้องเรียนที่สุภาพแต่เข้มแข็งต่อซัพพลายเออร์ จดหมายทางการทำให้แน่ใจว่าข้อความของคุณได้รับการพิจารณาอย่างจริงจัง มันเพิ่มความเป็นมืออาชีพในระดับที่อีเมลมักจะพลาดไป

• ประกาศทางการ: หากคุณต้องการแจ้งคนในพื้นที่สาธารณะเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงนโยบาย การประกาศกิจกรรม หรือข้อมูลสำคัญอื่น ๆ จดหมายทางการจะมอบความถูกต้องและความชัดเจนที่จำเป็น

• จดหมายลาออก: กำลังจะออกไปทำงานใหม่? จดหมายลาออกอย่างเป็นทางการคือการกล่าวลาอย่างมีมารยาทและเป็นมืออาชีพ นอกจากนี้ยังอธิบายวันที่ที่แน่นอนที่บุคคลจะลาออกจากงาน

• จดหมายแนะนำ: จดหมายทางการมีประโยชน์อย่างมากในการแนะนำบุคคลสำหรับงานหรือโรงเรียนบัณฑิตหรือโอกาสต่าง ๆ ขึ้นอยู่กับทักษะหรือคุณลักษณะของเขา

นี่คือตัวอย่างบางประการ แต่สถานการณ์ที่จดหมายทางการจะถูกใช้มีตั้งแต่ธุรกิจไปจนถึงชีวิตส่วนตัว อย่างไรก็ตาม เนื้อหาที่สำคัญคือทุกครั้งที่คุณต้องการดำเนินธุรกิจในลักษณะที่ชัดเจน สั้นกระชับ และเป็นมืออาชีพ คุณควรเขียนจดหมายทางการ

ประเภทของจดหมายทางการ

จดหมายทางการไม่ทั้งหมดไปในแม่พิมพ์เดียวกัน มีประเภทต่าง ๆ ซึ่งแต่ละประเภทมีวัตถุประสงค์และข้อกำหนดของตนเอง ฉันได้พบกับประเภทที่พบมากที่สุดในประสบการณ์ของฉันในฐานะนักเขียน WPS

• จดหมายสมัครงาน: นี่คือการเสนอขายตัวของคุณต่อผู้จ้างงาน คิดว่ามันคือพื้นที่ที่คุณนำเสนอประสบการณ์ ความเชี่ยวชาญ และความกระตือรือร้นของคุณสำหรับตำแหน่งนี้ หากคุณสมัครงานในด้านการตลาด คุณอาจต้องการบอกว่าคุณทำอะไรในแคมเปญโซเชียลมีเดีย หรือคุณยอดเยี่ยมแค่ไหนในการเขียนเนื้อหาที่น่าสนใจ

• จดหมายแนะนำตัว: แม้ว่าหลายคนจะใช้คำนี้เพื่อหมายถึงจดหมายสมัครงาน แต่ในกรณีส่วนใหญ่ มันคือการแนะนำประวัติย่อและให้ภาพรวมคุณสมบัติอย่างรวดเร็ว มันเป็นเหมือนตัวอย่างที่นำเสนอเนื้อหาหลัก

• การติดต่อธุรกิจ: ประเภทนี้กว้างและรวมถึงจดหมายส่วนใหญ่ที่ใช้ในบริบททางการ คิดถึงข้อเสนอที่ระบุโครงการ ขอบเขตและงบประมาณ ใบแจ้งหนี้ที่ขอค่าตอบแทน สัญญาที่ใช้ในการทำข้อตกลง และในบางกรณีแม้แต่จดหมายขอบคุณที่มาหลังจากการประชุมที่ประสบความสำเร็จ

• จดหมายร้องเรียน: หากคุณได้รับบริการที่ไม่ดีหรือผลิตภัณฑ์ที่บกพร่อง จดหมายร้องเรียนทางการคือช่องทางในการแสดงความกังวลและหาทางแก้ไข ขณะนำเสนอปัญหาควรให้ชัดเจน สั้นกระชับ และเป็นข้อเท็จจริง

• จดหมายลาออก: แม้ว่าจะดีที่จะส่งอีเมล "ฉันลาออก!" แต่จดหมายลาออกทางการคือเส้นทางที่เหมาะสมอีกครั้ง สิ่งนี้จะให้โอกาสในการขอบคุณสำหรับโอกาสนี้และช่วยให้คุณออกไปในสถานะที่ดี

• จดหมายแนะนำ: จดหมายประเภทนี้มีอิทธิพลเพราะมันแนะนำอย่างเป็นทางการถึงความเชี่ยวชาญ บุคลิกภาพ หรือศักยภาพของบุคคล ไม่ว่าคุณจะกำลังแนะนำพนักงานเก่าของคุณสำหรับงานใหม่ หรือคุณกำลังแน่ใจว่าการปรับปรุงในทักษะการศึกษาของนักเรียนได้ถูกถ่ายทอดไป จดหมายแนะนำที่ดีจะเปิดประต

ประเภทจดหมายทางการแต่ละประเภทเขียนตามรูปแบบที่กำหนดและแบบแผนการแสดงออกเพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพในวัตถุประสงค์เฉพาะของตน การมีความรู้เกี่ยวกับประเภทเหล่านี้ช่วยให้มั่นใจในการสื่อสารทางการอย่างมั่นใจและถูกต้อง

ส่วนประกอบของจดหมายทางการ

จดหมายทางการเป็นเอกสารที่มีโครงสร้างซึ่งจัดทำขึ้นเพื่อการสื่อสารทางการหรือทางการ ในการทำความคุ้นเคยกับส่วนประกอบหลักจะรับประกันความชัดเจน ความเป็นมืออาชีพ และความมีประสิทธิภาพในการส่งข้อความ นี่คือการแบ่งปันแบบทีละขั้นตอนเกี่ยวกับส่วนที่สำคัญที่สุด:

หัวเรื่อง:

• วันที่: ระบุวันที่ที่จดหมายเขียนไว้ที่จุดเริ่มต้นเพื่อสร้างไทม์ไลน์ของการสื่อสารทั้งหมด

• ที่อยู่ผู้รับ: ที่ด้านซ้ายของหน้า ให้เขียนที่อยู่เต็มของผู้รับ ซึ่งรวมถึงชื่อ ตำแหน่ง ชื่อองค์กรหรือบริษัทที่เขาเป็นตัวแทน ถ้ามี ที่อยู่ถนน เมือง รัฐ และรหัสไปรษณีย์

• ที่อยู่ผู้ส่ง (ที่อยู่กลับ): ที่อยู่ของคุณอยู่ที่มุมขวาบนของหน้า รวมถึงชื่อ ที่อยู่ถนน เมือง รัฐ รหัสไปรษณีย์ หมายเลขโทรศัพท์ (ถ้าต้องการ) และที่อยู่อีเมลถ้าต้องการ ซึ่งจะทำให้เขาหรือเธอติดต่อกับคุณได้

การทักทาย:

• เริ่มด้วยการทักทายทางการ: "เรียน [ตำแหน่งและนามสกุลของผู้รับ]" และจบด้วยเครื่องหมายจุลภาค หากคุณไม่ทราบชื่อ คุณสามารถใช้ตำแหน่งแทนได้ ตัวอย่าง: เรียน ผู้จัดการการจ้างงาน

เนื้อหา

• บทนำ: เริ่มด้วยย่อหน้าบทนำที่เหมาะสม โปรดระบุอย่างชัดเจนตั้งแต่ต้นว่าจุดประสงค์ของการเขียนคืออะไร แนะนำตัวเองถ้าจำเป็น และตั้งบริบทสำหรับการสื่อสาร

• เนื้อหา: เนื้อหาควรเขียนอย่างมีระเบียบในย่อหน้า โดยที่แต่ละย่อหน้าจะกล่าวถึงแง่มุมเฉพาะของข้อความของคุณ ใส่ข้อมูลที่ละเอียด อ้างอิงหรือคำอธิบายที่จำเป็นตามข้อความของคุณ

• บทสรุป: ส่วนนี้สรุปประเด็นสำคัญที่ถูกยกขึ้นในเนื้อหาของจดหมายของคุณ หากจำเป็น คำแนะนำให้กับผู้รับเกี่ยวกับการกระทำที่ต้องดำเนินการหรือขั้นตอนถัดไปที่คุณเสนอจะต้องนำเสนอด้วย

การปิดจดหมาย:

• ด้านล่างของเนื้อหาจดหมาย ให้ข้ามบรรทัดเพื่อเขียนการปิดจดหมาย การปิดจดหมายนี้มักเป็นการปิดอย่างสุภาพ เช่น "ด้วยความเคารพ," "ด้วยความนับถือ," หรือ "ด้วยความเคารพอย่างสูง," ตามด้วยเครื่องหมายจุลภาค

ลายเซ็น:

• ข้ามประมาณสี่บรรทัดใต้การปิดจดหมายและเขียนชื่อลงด้วยหมึก หากคุณส่งจดหมายทางไปรษณีย์ หากคุณส่งแบบอิเล็กทรอนิกส์ ให้แทรกลายเซ็นที่สแกนหรือดิจิทัลของคุณไว้ ด้านล่างลายเซ็น ให้พิมพ์ชื่อเต็มของคุณ และตำแหน่งงานหรือบทบาทที่เกี่ยวข้องเพื่อความชัดเจน

องค์ประกอบเหล่านี้ทำให้จดหมายทางการมีโครงสร้างที่ชัดเจนและเป็นมืออาชีพตามมาตรฐานของการสื่อสารธุรกิจและทางการ การปฏิบัติตามกฎเหล่านี้สามารถปรับปรุงความมีประสิทธิภาพของจดหมายของคุณ เพราะคุณแสดงภาพลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพของตัวเองและแสดงความเคารพอย่างเหมาะสมต่อผู้รับ

วิธีเขียนจดหมายทางการใน 7 ขั้นตอน  [พร้อมตัวอย่าง]

การเขียนจดหมายทางการต้องใส่ใจในรายละเอียดและปฏิบัติตามข้อตกลงบางประการ นี่คือขั้นตอนบางประการที่จะช่วยคุณในกระบวนการนี้:

ขั้นตอนที่ 1: ที่อยู่ของผู้ส่ง:

เริ่มต้นโดยการระบุที่อยู่ของคุณในมุมขวาด้านบนของหน้า เขียนชื่อของคุณ ที่อยู่ถนน เมือง รัฐ และรหัสไปรษณีย์ ซึ่งจะช่วยบ่งบอกตัวตนและข้อมูลการติดต่อของคุณ

ขั้นตอนที่ 2: วันที่:

เว้นบรรทัดหนึ่งด้านล่างที่อยู่ แล้วในบรรทัดถัดไป ระบุวันที่ที่ส่งจดหมาย ซึ่งต้องอยู่ชิดซ้าย

ขั้นตอนที่ 3: ที่อยู่ของผู้รับ:

ข้ามอีกหนึ่งบรรทัดและเขียนที่อยู่ของผู้รับทางด้านซ้าย ซึ่งรวมถึงชื่อ ตำแหน่ง ชื่อบริษัทหรือองค์กร ที่อยู่ถนน เมือง รัฐ และรหัสไปรษณีย์ หากเป็นที่อยู่นอกประเทศ ให้ระบุประเทศด้วย

ขั้นตอนที่ 4: การทักทาย:

ในบรรทัดที่หลังจากที่อยู่ของผู้รับ ให้เริ่มด้วยการทักทายอย่างเป็นทางการ เขียนว่า "เรียน คุณ [นามสกุล]," หรือหากคุณไม่รู้เพศของผู้รับ สามารถใช้ "เรียน คุณ [ชื่อ] [นามสกุล]," แทนได้

ขั้นตอนที่ 5: เนื้อหาของจดหมาย:

หลังจากการทักทาย เนื้อหาของจดหมายธุรกิจหนึ่งหน้าควรเริ่มต้นด้วยประโยคเบื้องต้นที่แนะนำเหตุผลที่เขียนจดหมาย ภาษาในส่วนนี้ควรเรียบง่ายและชัดเจนเพื่อสื่อสารข้อความของคุณในย่อหน้าเหล่านี้ แบ่งเนื้อหาของคุณออกเป็นย่อหน้า แต่ละย่อหน้าควรมีเพียงจุดหรือคำขอเดียว

ขั้นตอนที่ 6: การปิด:

ข้ามบรรทัดหลังจากเนื้อหาของจดหมายและเขียนการปิดอย่างเป็นทางการ การปิดที่ใช้บ่อย ได้แก่ "ด้วยความเคารพ," "ด้วยความนับถือ," หรือ "ด้วยความเคารพอย่างสูง," ขึ้นอยู่กับความเป็นทางการของจดหมายและความคุ้นเคยของคุณกับผู้ที่คุณกำลังเขียนถึง

ขั้นตอนที่ 7: ลายเซ็น:

เว้นประมาณสี่บรรทัดหลังจากการปิดและเขียนชื่อเต็มของคุณ ซึ่งเป็นที่ที่คุณจะเว้นที่ว่างสำหรับการเซ็นชื่อเมื่อพิมพ์จดหมาย หากคุณส่งแบบอิเล็กทรอนิกส์ สามารถพิมพ์ชื่อลงไปใต้การปิดได้

ขั้นตอนเหล่านี้จะช่วยให้คุณจัดโครงสร้างจดหมายทางการได้อย่างถูกต้องและเป็นมืออาชีพ ในทุกองค์ประกอบมีฟังก์ชันพิเศษที่ทำให้การสื่อสารในเอกสารทางการมีประสิทธิภาพและให้เกียรติ

เคล็ดลับเพิ่มเติม:  วิธีปรับแต่งจดหมายทางการของคุณด้วย WPS AI

การทำให้จดหมายทางการของคุณสมบูรณ์แบบเป็นสิ่งสำคัญในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจและวิชาชีพ นี่คือเคล็ดลับบางประการที่สามารถเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการเขียนจดหมายของคุณโดยใช้ WPS AI:

ตรวจสอบไวยากรณ์และการสะกด:

ทำการตรวจสอบไวยากรณ์และการสะกดอย่างละเอียดโดยใช้ WPS AI ก่อนที่คุณจะล็อกเวอร์ชันสุดท้ายของจดหมาย สิ่งนี้จะช่วยให้จดหมายของคุณหลีกเลี่ยงการพิมพ์ผิดและข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ ทำให้ดูเป็นมืออาชีพ

คำแนะนำเกี่ยวกับโทนและสไตล์:

WPS AI ยังจะให้คำแนะนำเพื่อปรับปรุงสไตล์และโทนของจดหมายของคุณ ไม่ว่าจะเป็นการทำให้ภาษามีความเป็นทางการมากขึ้นหรือปรับโทนโดยรวมให้เป็นความเร่งด่วนที่มีความเห็นอกเห็นใจ WPS AI มีจุดที่ดีที่จะนำเสนอ

แนวทางการจัดโครงสร้าง:

ให้แน่ใจว่าจดหมายของคุณมีโครงสร้างที่ดีและมีการจัดระเบียบอย่างมีระเบียบ WPS AI จะช่วยแนะนำวิธีการตั้งเนื้อหาของคุณโดยเสนอแนะการแบ่งย่อหน้า การเคลื่อนที่จากจุดหนึ่งไปอีกจุดหนึ่ง และทำให้เนื้อหาทั้งหมดมีความลื่นไหล

เทมเพลตที่ปรับแต่งได้:

คุณสามารถใช้เทมเพลตจดหมายทางการที่ปรับแต่งใน WPS AI เทมเพลตเหล่านี้ออกแบบมาในรูปแบบมาตรฐานสำหรับจดหมายทางการของคุณเพื่อประหยัดเวลาในการเขียนและจัดรูปแบบ

เคล็ดลับสำหรับการปรับแต่ง:

ใช้ WPS AI เพื่อสร้างความคิดเห็นตัวอย่างสำหรับชื่อและรายละเอียดของผู้รับ เพื่อให้แต่ละชิ้นมีการปรับแต่งอย่างดีและดูเป็นรายละเอียดที่น่าพอใจ

รับข้อเสนอแนะแบบรอบด้านและความช่วยเหลือในการแก้ไข:

รับข้อเสนอแนะแบบรอบด้านเกี่ยวกับความชัดเจน ความกระชับ และผลกระทบของร่างจาก WPS AI และทำการแก้ไขร่างก่อนการสรุปสุดท้าย

การป้องกันเอกสาร:

จดหมายทางการควรได้รับการเก็บรักษาให้ปลอดภัยจากการเข้าถึงที่ไม่พึงประสงค์ ฟังก์ชันการป้องกันเอกสารของ WPS AI จะช่วยในการเข้ารหัสข้อมูลสำคัญและควบคุมการเข้าถึงโดยอนุญาตเฉพาะบุคลากรที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น

ด้วยคำแนะนำเหล่านี้ คุณสามารถใช้ WPS AI เพื่อเขียนจดหมายทางการได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผลมากขึ้นในการสื่อสารกับลูกค้า เพื่อนร่วมงาน และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโลกธุรกิจ

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการเขียนจดหมายทางการ

Q1. ฉันควรจัดรูปแบบจดหมายทางการอย่างไร?

เริ่มต้นด้วยข้อมูลการติดต่อของคุณเรียงขวา ตามด้วยวันที่เรียงซ้าย

รวมข้อมูลการติดต่อของผู้รับเรียงซ้าย

เริ่มต้นด้วยคำทักทายอย่างเป็นทางการ ("เรียน คุณ [นามสกุล],")

จัดโครงสร้างเนื้อหาเป็นย่อหน้าแต่ละย่อหน้าครอบคลุมจุดที่เฉพาะเจาะจง

ปิดท้ายอย่างเป็นทางการ ("ด้วยความเคารพ,") และลงชื่อของคุณด้านล่าง

Q2. ความแตกต่างระหว่างจดหมายอย่างเป็นทางการและจดหมายส่วนตัวคืออะไร?

จดหมายอย่างเป็นทางการใช้สำหรับการสื่อสารอย่างเป็นทางการหรือในระดับวิชาชีพ โดยใช้ภาษามาตรฐานและโครงสร้างที่เป็นระเบียบ

จดหมายส่วนตัวเป็นการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการและเป็นส่วนตัว โดยใช้ภาษาที่ผ่อนคลายและโครงสร้างที่ไม่เป็นทางกา

Q3. ฉันจะเรียกชื่อผู้รับในจดหมายอย่างเป็นทางการอย่างไรถ้าฉันไม่รู้ชื่อของพวกเขา?

ใช้ "เรียน ท่านที่เคารพ," หรือ "ถึงผู้ที่เกี่ยวข้อง," เป็นคำทักทายทั่วไป ถ้าเป็นไปได้ ให้พยายามหาชื่อของผู้รับเพื่อให้เป็นการส่วนตัวมากขึ้น

สรุป

การเรียนรู้ศิลปะในการเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการสื่อสารในระดับมืออาชีพที่มีประสิทธิภาพ ด้วย WPS AI คุณสามารถทำให้กระบวนการนี้เป็นเรื่องง่าย และมั่นใจได้ว่าจดหมายของคุณมีความชัดเจนและถูกต้อง เริ่มเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการอย่างมั่นใจวันนี้เลย!