​วิธีแบ่งปันเอกสารอย่างปลอดภัย (ทีละขั้นตอน)

มีหลายครั้งที่ฉันได้เริ่มโครงการกับลูกค้า โดยรับรองกับพวกเขาว่าการสนทนาและงานของเราจะยังคงเป็นความลับ อย่างไรก็ตาม ฉันมักสงสัยเกี่ยวกับความปลอดภัยของเอกสารโดยเฉพาะในระหว่างการโอนย้าย เมื่อมีกรณีการละเมิดความไว้วางใจเกิดขึ้นมากมาย จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องพิจารณาว่าจะรักษาข้อมูลที่ละเอียดอ่อนให้ปลอดภัยได้อย่างไร

ใช้ Word, Excel และ PPT ฟรี

ดาวน์โหลดฟรี

หากคุณมีเอกสารที่ต้องการเก็บเป็นความลับระหว่างคุณกับลูกค้า และคุณไม่อยากให้เอกสารเหล่านั้นตกไปอยู่ในมือของผู้ที่ไม่เหมาะสม ฉันขอเสนอแนวทางที่มีประสิทธิภาพบางประการให้คุณทราบ ในบทความนี้ ฉันจะแนะนำแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการแบ่งปันเอกสารอย่างปลอดภัย เพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารจะไปถึงผู้รับที่ตั้งใจไว้เท่านั้น

ใช้ WPS Office

อันดับแรกในรายการคือแอปพลิเคชันชุดโปรแกรมสำนักงานฟรี: WPS Office ซึ่งช่วยให้คุณแบ่งปันงานของคุณกับผู้อื่นได้อย่างปลอดภัยและควบคุมได้ สำหรับผู้ที่มักแบ่งปันงานกับลูกค้าผ่านเอกสาร บางคนชอบเข้าถึงทางออนไลน์ในขณะที่บางคนชอบรับไฟล์เพื่อตรวจสอบแบบออฟไลน์ในภายหลัง ฉันเลือก WPS Office เป็นโซลูชันหลัก WPS Office มีการควบคุมที่ให้คุณจำกัดผู้ที่สามารถแก้ไข ดู หรือแบ่งปันไฟล์ของคุณได้ ทำให้เนื้อหาของคุณปลอดภัย ดังนั้นจึงสามารถแบ่งปันงาน แนวคิด หรือการวิจัยของคุณได้อย่างมั่นใจ

สำหรับวิธีการควบคุม ขณะใช้ WPS Office ฉันมีความยืดหยุ่นในการตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงที่จำกัดเมื่อแชร์ไฟล์ของฉัน และยังกำหนดรหัสผ่านที่แตกต่างกันสำหรับผู้ที่สามารถดูหรือแก้ไขเนื้อหาในเอกสารได้อีกด้วย นอกจากนี้ ไม่มีข้อจำกัดใดๆ สำหรับคุณ ไม่ว่าคุณต้องการแชร์เอกสารออนไลน์หรือออฟไลน์ WPS Office ก็มีโซลูชันที่ตอบสนองความต้องการของคุณทั้งสองแบบด้วยวิธีที่ปลอดภัยและใช้งานง่าย

ฉันรู้ว่าคุณกำลังมองหาโปรแกรมประมวลผลคำที่ช่วยให้คุณแชร์เอกสารของคุณได้อย่างปลอดภัย ดังนั้นทำไมคุณถึงพลาดข้อเสนอที่ดีที่สุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเป็นบริการฟรี มาดูการควบคุมใน WPS Office ที่ช่วยให้คุณส่งไฟล์ได้อย่างปลอดภัยและเป็นส่วนตัวกันดีกว่า

1. การจำกัดการแก้ไขในไฟล์

การจำกัดการแก้ไขเป็นฟีเจอร์ที่ยอดเยี่ยมในการควบคุมระดับการเข้าถึงที่คุณต้องการมีในเอกสารของคุณเมื่อแชร์แบบออฟไลน์ผ่าน WPS Office การควบคุมเหล่านี้อาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังทำรายงานวิจัยและไม่ต้องการให้เพื่อนร่วมงานทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ ต่อหัวข้อ 3 คุณสามารถตั้งค่านี้ได้อย่างง่ายดายผ่าน ฟีเจอร์ "จำกัดการแก้ไข" ใน WPS Office

มาดูวิธีการเข้าถึงเครื่องมือจำกัดการแก้ไขใน WPS Office เพื่อแชร์เอกสารของคุณอย่างปลอดภัยกัน:

ขั้นตอนที่ 1: เปิดเอกสารที่คุณต้องการแชร์โดยใช้ WPS Office

ขั้นตอนที่ 2: ใน WPS Writer เพียงไปที่ แท็บ “ตรวจสอบ” และคลิกที่ ปุ่ม “จำกัดการแก้ไข” ที่อยู่ภายในแถบตรวจสอบ

เมื่อถึงจุดนี้ คุณจะเห็นแผงจำกัดการแก้ไขเปิดอยู่ทางด้านขวาของอินเทอร์เฟซ WPS Writer ที่นี่ คุณจะมีสองตัวเลือกหลักให้เลือก:

การจำกัดการควบคุม: ตัวเลือกนี้ช่วยให้คุณจำกัดไม่ให้ผู้อื่นทำการเปลี่ยนแปลงรูปแบบเฉพาะได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถป้องกันไม่ให้ผู้อื่นแก้ไขรูปแบบหัวเรื่อง 3 ในเอกสารของคุณได้

ตั้งค่าการป้องกัน: ตัวเลือกนี้เสนอวิธีเพิ่มเติมในการปกป้องเอกสารของคุณจากการแก้ไขที่ไม่จำเป็น คุณสามารถเลือกได้ดังนี้:

• ให้เอกสารเป็นแบบอ่านอย่างเดียว เพื่อป้องกันการเปลี่ยนแปลงใดๆ

• เปิดใช้งานการติดตามการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้คุณสามารถยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงที่ทำโดยผู้อื่นในภายหลังได้

• อนุญาตให้ผู้อื่นแสดงความคิดเห็นในเอกสารโดยไม่ต้องแก้ไขเนื้อหาจริง

• ให้ผู้อื่นกรอกแบบฟอร์มโดยไม่ต้องเปลี่ยนแปลงรูปแบบหรือเนื้อหา

ขั้นตอนที่ 3: เลือกตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุดกับความต้องการด้านความปลอดภัยของเอกสารของคุณก่อนที่จะแชร์

หมายเหตุ: หากคุณเลือกตัวเลือกการป้องกัน คุณจะต้องตั้งรหัสผ่านเพื่อเปิดใช้งานการป้องกัน

เมื่อคุณเปิดใช้งานโหมดการแก้ไขแบบจำกัดแล้ว คุณจะสามารถแชร์เอกสารของคุณกับผู้อื่นได้อย่างปลอดภัย มั่นใจได้ว่าเนื้อหาของคุณปลอดภัย

1. เข้ารหัสไฟล์

WPS Office ยังช่วยให้คุณเข้ารหัสเอกสารของคุณก่อนแชร์กับผู้อื่น วิธีนี้จะช่วยจำกัดการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต เนื่องจากผู้อื่นจะต้องใช้รหัสผ่านเพื่อดูเอกสารของคุณ ด้วยตัวเลือกการเข้ารหัสขั้นสูง WPS Office จึงรับประกันความปลอดภัยของเอกสารของคุณในขณะที่แชร์กับผู้อื่น นี่คือวิธีเข้ารหัสเอกสารของคุณได้อย่างง่ายดายโดยใช้ WPS Office:

ขั้นตอนที่ 1: เปิดเอกสารใน WPS Office และคลิกที่ ปุ่ม "เมนู" ที่มุมซ้ายบนของอินเทอร์เฟซ WPS Writer

ขั้นตอนที่ 2: จากรายการตัวเลือก เลือก "การเข้ารหัสเอกสาร" จากนั้นคลิกที่ "การเข้ารหัส" จากเมนูแบบเลื่อนลง

ขั้นตอนที่ 3: ตอนนี้หน้าต่างการเข้ารหัสจะเปิดขึ้น คุณสามารถตั้งรหัสผ่านเพื่อดูเอกสารและรหัสผ่านแยกต่างหากเพื่อแก้ไขเอกสารได้ที่นี่ ทำให้คุณควบคุมและยืดหยุ่นมากขึ้น

ขั้นตอนที่ 4: สำหรับตัวเลือกการเข้ารหัสขั้นสูงเพิ่มเติม ให้เลื่อนไปทางขวาแล้วคลิก ปุ่ม "ขั้นสูง"

ขั้นตอนที่ 5: เลือกประเภทการเข้ารหัสที่คุณต้องการสำหรับเอกสารของคุณ จากนั้นคลิก "ตกลง"

ขั้นตอนที่ 6: WPS Office ยังมีตัวเลือกความเป็นส่วนตัวบางรายการ เช่น การซ่อนข้อมูลส่วนบุคคลของคุณ

ขั้นตอนที่ 7: เมื่อคุณยืนยันการเข้ารหัสเอกสารของคุณแล้ว เพียงคลิก "ตกลง"

เอกสารของคุณได้รับการเข้ารหัสด้วยความช่วยเหลือของ WPS Office แล้ว หากคุณได้ตั้งค่าการเข้ารหัสขั้นสูง จะทำให้บุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาตถอดรหัสข้อมูลที่เข้ารหัสได้ยากขึ้น ซึ่งจะช่วยรักษาความปลอดภัยของข้อมูลที่ละเอียดอ่อนขณะแชร์เอกสารแบบออฟไลน์

1. แบ่งปันเอกสารออนไลน์

เช่นเดียวกับโปรแกรมประมวลผลคำออนไลน์อื่นๆ WPS Office ยังให้ตัวเลือกในการแชร์เอกสารของคุณทางออนไลน์ แต่ยังมีฟีเจอร์เพิ่มเติม เช่น วันหมดอายุและความสามารถในการปิดการดาวน์โหลด ฟีเจอร์เหล่านี้ช่วยให้คุณควบคุมเอกสารของคุณได้มากขึ้นเมื่อแชร์กับผู้อื่น นี่คือวิธีที่คุณสามารถแชร์เอกสารของคุณทางออนไลน์โดยใช้ WPS Office:

ขั้นตอนที่ 1: เปิดเอกสารที่คุณต้องการแชร์ จากนั้นเพียงคลิก ปุ่ม "แชร์" ที่มุมขวาบน

ข้อความอื่น: ปุ่มแชร์ WPS Writer

ขั้นตอนที่ 2: WPS Office นำเสนอตัวเลือกการแชร์ที่หลากหลาย แต่อย่างไรก็ตาม ให้เราเลือกใช้ ตัวเลือก "แชร์เป็นลิงก์" ไปก่อน ซึ่งคุณจะสามารถแชร์เอกสารของคุณทางออนไลน์ได้

ขั้นตอนที่ 3: ใน ฟิลด์ "ทุกคนที่มีลิงก์" ให้ควบคุมการเข้าถึงเอกสารของคุณ หากคุณต้องการให้ผู้อื่นสามารถแก้ไขเอกสารได้ ให้เลือก "แก้ไข" จากเมนูแบบดรอปดาวน์ หรือเปลี่ยนเป็น "ดู" เพื่อจำกัดให้สามารถดูได้เท่านั้น

ขั้นตอนที่ 4: คุณยังสามารถปิดการใช้งานการดาวน์โหลดได้โดยใช้สวิตช์เพื่อป้องกันการดาวน์โหลดเอกสารของคุณ

ขั้นตอนที่ 5: กำหนดเวลา! การกำหนดวันที่หมดอายุของลิงก์ช่วยให้คุณควบคุมได้ว่าเอกสารจะถูกแชร์นานเท่าใด ซึ่งอาจเป็นประโยชน์ในบางสถานการณ์

สิ่งที่ฉันชอบที่สุดเกี่ยวกับ WPS Office ก็คือ ถึงแม้ว่าฉันจะกำหนดวันที่หมดอายุไว้แล้ว ฉันก็ยังสามารถเลือกหยุดแชร์ลิงก์ได้ตลอดเวลา ตัวเลือกนี้ทำให้ฉันสามารถตัดการเข้าถึงเอกสารของฉันได้ทุกเมื่อที่ต้องการ

และส่วนที่ดีที่สุดคือ เมื่อคุณหยุดลิงก์แล้ว ลิงก์นั้นก็จะใช้งานไม่ได้ เมื่อคุณต้องการแชร์เอกสารอีกครั้ง ลิงก์ใหม่จะถูกสร้างขึ้น ซึ่งมีประโยชน์มากเมื่อเทียบกับเครื่องมืออื่น ๆ ที่ลิงก์ยังคงเหมือนเดิม ซึ่งหมายความว่าหากคุณอนุญาตให้เข้าถึงอีกครั้งในภายหลัง คุณไม่จำเป็นต้องสร้างเอกสารใหม่เพื่อรับลิงก์ใหม่ คุณสามารถสร้างลิงก์ใหม่เพื่อแชร์กับกลุ่มใหม่ได้ทันที

ใช้ Google Docs

ใช้ Word, Excel และ PPT ฟรี

ดาวน์โหลดฟรี

Google Docs เป็นอีกหนึ่งตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมสำหรับการแชร์เอกสารออนไลน์ ซึ่งเป็นเครื่องมือบนเว็บฟรีที่ให้คุณทำงานกับเอกสารได้จากทุกที่ ด้วยพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ในตัว การทำงานร่วมกันอย่างราบรื่น และการแก้ไขร่วมกันแบบเรียลไทม์ Google Docs จึงทำให้การแชร์ไฟล์ของคุณเป็นเรื่องง่ายอย่างเหลือเชื่อ นอกจากนี้ยังมีคุณลักษณะการควบคุมการเข้าถึงต่างๆ เพื่อให้คุณจัดการได้ว่าใครสามารถดูหรือแก้ไขเอกสารของคุณได้

1. จำกัดการเข้าถึง

เมื่อแชร์ไฟล์ของคุณทางออนไลน์ การควบคุมว่าใครจะได้รับสิทธิ์เข้าถึงมักเป็นปัญหาสำคัญ โดยปกติ เมื่อฉันแชร์ลิงก์ไปยังงานของฉัน มีความเสี่ยงที่ลิงก์นั้นจะถูกส่งต่อ ทำให้ฉันไม่สามารถควบคุมอะไรได้เลย Google Docs จะช่วยแก้ปัญหานี้โดยให้คุณให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่ที่อยู่อีเมลหรือรายชื่ออีเมลที่เจาะจงเท่านั้น วิธีนี้ทำให้เฉพาะบุคคลที่คุณเลือกเท่านั้นที่จะดูเอกสารของคุณได้ ทำให้คนอื่นๆ ไม่สามารถเข้าถึงได้ แม้ว่าจะมีลิงก์ก็ตาม

นี่คือวิธีที่คุณสามารถแบ่งปันเอกสารกับบุคคลที่ต้องการโดยใช้ Google Docs:

ขั้นตอนที่ 1: ใน Google Docs คลิกที่ ปุ่ม "แชร์" ซึ่งอยู่ที่มุมขวาบนของหน้าจอ

ขั้นตอนที่ 2: กล่องโต้ตอบการแชร์จะเปิดขึ้น ป้อนที่อยู่อีเมลของบุคคลที่คุณต้องการแชร์เอกสารด้วยในกล่องข้อความ

ขั้นตอนที่ 3: ตอนนี้คุณสามารถเลือกระดับการเข้าถึงที่คุณต้องการให้กับอีเมลหรือรายการอีเมลนี้ได้ คลิกเมนูแบบเลื่อนลงและเลือกจาก Viewer, Editor หรือ Commenter

ขั้นตอนที่ 4: คุณสามารถเพิ่มข้อความเพื่อให้คำแนะนำหรือให้รายละเอียดเกี่ยวกับเอกสารได้

ขั้นตอนที่ 5: เมื่อคุณตั้งค่าการเข้าถึงแล้ว ให้คลิก ไอคอน "ลิงก์" เพื่อคัดลอกและแชร์ลิงก์ หรือคลิก ปุ่ม "ส่ง" เพื่อแชร์เอกสารโดยตรง

1. ป้องกันการพิมพ์ การแก้ไข และการคัดลอกและวาง (3 ระดับการเข้าถึง)

การแชร์กับ Google Docs ช่วยให้คุณกำหนดข้อจำกัดบางประการเกี่ยวกับวิธีที่ผู้อื่นสามารถเข้าถึงไฟล์ของคุณได้ มาดูกันว่าคุณสามารถปรับระดับการเข้าถึงเหล่านี้ก่อนจะแชร์เอกสารของคุณได้อย่างไร:

ขั้นตอนที่ 1: คลิก ปุ่ม "แชร์" ที่อยู่มุมขวาบนของหน้าจอเพื่อเข้าถึงตัวเลือกการแชร์ของ Google Docs

ขั้นตอนที่ 2: ภายใต้ ส่วน "การเข้าถึงทั่วไป" ให้คลิกที่เมนูแบบดรอปดาวน์เพื่อเลือกจากสองตัวเลือก:

• การเข้าถึงแบบจำกัด: จะทำให้คุณสามารถควบคุมเอกสารได้อย่างเต็มรูปแบบ และการแชร์ลิงก์กับผู้อื่นจะไม่ทำให้พวกเขาได้รับสิทธิ์เข้าถึงใดๆ

• ใครก็ตามที่มีลิงค์: ด้วยตัวเลือกนี้ คุณสามารถเลือกระดับการเข้าถึงที่คุณต้องการมอบให้ผู้อื่นได้

ขั้นตอนที่ 3: หากคุณเลือก "ใครก็ได้ที่มีลิงก์" ให้ คลิกที่ดรอปดาวน์เพื่อเลือกระดับการเข้าถึงที่คุณต้องการให้:

• ผู้ดู: ผู้อื่นสามารถดูเนื้อหาของเอกสารได้เท่านั้น

• บรรณาธิการ: มอบอำนาจเต็มให้กับใครก็ตามที่มีลิงก์เพื่อทำการเปลี่ยนแปลงเอกสาร

• ผู้แสดงความคิดเห็น: ช่วยให้ผู้อื่นสามารถแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับเอกสารของคุณได้ ซึ่งมีประโยชน์เมื่อต้องการคำติชมเกี่ยวกับเอกสารการวิจัย เป็นต้น

ขั้นตอนที่ 4: หลังจากตั้งค่าระดับการเข้าถึงแล้ว ให้คลิกที่ ไอคอน "การตั้งค่า" เพื่อกำหนดการควบคุมเพิ่มเติม

ขั้นตอนที่ 5: ในการตั้งค่า Google Docs คุณมีสองตัวเลือกเพิ่มเติมให้เลือก:

• ตัวเลือกที่ 1: อนุญาตให้ผู้อื่นที่มี สิทธิ์ "แก้ไข" สามารถจัดการสิทธิ์การแชร์ได้

• ตัวเลือกที่ 2: ตัวเลือกนี้จะอนุญาตให้ผู้ที่มี สิทธิ์การเข้าถึง "ผู้ดู" หรือ "ผู้แสดงความคิดเห็น" สามารถดาวน์โหลด พิมพ์ หรือคัดลอกเอกสารได้

ขั้นตอนที่ 6: เมื่อคุณตัดสินใจเกี่ยวกับระดับการเข้าถึงแล้ว เพียงคลิก "คัดลอกลิงก์" เพื่อแชร์ลิงก์กับผู้อื่น หรือคลิก "เสร็จสิ้น" เพื่อปิดกล่องโต้ตอบการแชร์

1. เพิ่มวันหมดอายุ

ขณะแชร์ไฟล์กับอีเมลเฉพาะ คุณสามารถตั้งวันหมดอายุเพื่อจำกัดระยะเวลาที่สามารถเข้าถึง Google Doc ได้ ฟีเจอร์นี้อาจมีประโยชน์มาก แต่ปัจจุบัน Google Docs มีให้บริการเฉพาะบัญชีที่ทำงานหรือโรงเรียนที่มีสิทธิ์เท่านั้น ดังนั้น หากคุณมีบัญชีที่ทำงานหรือโรงเรียน คุณสามารถตั้งวันหมดอายุได้โดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

ใช้ Word, Excel และ PPT ฟรี

ดาวน์โหลดฟรี

ขั้นตอนที่ 1: ในกล่องโต้ตอบแชร์ ให้ป้อนที่อยู่อีเมลของบุคคลที่คุณต้องการแชร์เอกสารด้วย

ขั้นตอนที่ 2: เพียงแค่คลิกที่เมนูแบบดรอปดาวน์และเลือก ตัวเลือก "เพิ่มวันหมดอายุ"

ขั้นตอนที่ 3: คุณจะเห็นวันที่และเวลาแสดงอยู่ใต้ช่องอีเมล เปลี่ยนวันที่และเวลาตามกรอบเวลาที่คุณต้องการให้สิทธิ์การเข้าถึง

ขั้นตอนที่ 4: เพียงคลิกที่ "ส่ง" เพื่อแชร์เอกสารผ่านอีเมล หรือคลิกที่ "คัดลอกลิงก์" เพื่อแชร์ไฟล์ผ่านลิงก์

Google Docs เป็นโปรแกรมประมวลผลคำที่ฉันใช้เป็นประจำเพื่อแชร์ไฟล์กับผู้อื่น อย่างไรก็ตาม แม้ว่า Google Docs จะมอบความสะดวกในการเข้าถึงเอกสารจากทุกที่ แต่ก็มีข้อจำกัดบางประการ เช่น ไม่มีการเข้ารหัส และฟีเจอร์บางอย่าง เช่น วันหมดอายุ จะถูกจำกัดเฉพาะประเภทบัญชีที่เจาะจง

ใช้ซอฟต์แวร์ DRM เพื่อปรับปรุงความปลอดภัย

Google Docs มีข้อกังวลด้านความปลอดภัยเนื่องจากไม่มีโซลูชันที่ครบถ้วนสำหรับการแชร์เอกสาร เอกสารอาจถูกส่งต่อไปยังผู้รับที่ไม่ต้องการได้อย่างง่ายดาย วิธีที่ปลอดภัยกว่าในการแชร์เอกสารของคุณคือการใช้ซอฟต์แวร์ DRM เช่น Locklizard Safeguard Safeguard เป็นโซลูชันการจัดการสิทธิ์ดิจิทัล (DRM) ที่ใช้การเข้ารหัส การควบคุมเอกสาร และแอปพลิเคชันการดูที่ปลอดภัยเพื่อป้องกันการแชร์เอกสารโดยไม่ได้รับอนุญาตทุกรูปแบบ เหตุผลที่ฉันพบว่าซอฟต์แวร์ Locklizard Safeguard มีประโยชน์คือคุณลักษณะด้านความปลอดภัยขั้นสูงที่ช่วยให้แชร์เอกสารได้อย่างปลอดภัยยิ่งขึ้น

1. ใช้ Locklizard Safeguard เพื่อปกป้อง

วิธีการแรกของ Locklizard Safeguard ในการให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่ผู้อื่นนั้นเกี่ยวข้องกับการจัดเก็บและอัปโหลดไฟล์ภายในระบบ Locklizard Safeguard เมื่อจัดเก็บเอกสารของคุณแล้ว คุณสามารถแบ่งปันเอกสารนั้นกับผู้อื่นได้ วิธีการทำงานมีดังนี้:

• ไฟล์ PDF ที่ได้รับการป้องกันของคุณจะถูกเก็บไว้ในดิสก์ของคุณ และจะมีการสร้างบันทึกที่สอดคล้องกันในระบบผู้ดูแลระบบ

• สำหรับแต่ละบุคคลที่ต้องการเข้าถึง PDF ที่ได้รับการป้องกันของคุณ คุณจะต้องตั้งค่าบัญชีผู้ใช้

• ลิงก์ไปยัง Viewer พร้อมไฟล์ลิขสิทธิ์จะถูกส่งไปที่อีเมลของผู้ใช้โดยอัตโนมัติ

• หลังจากติดตั้ง Viewer และเปิดใช้งานไฟล์ลิขสิทธิ์แล้ว (เพียงคลิกที่ไฟล์นั้น) ไฟล์นั้นจะถูกล็อคเข้ากับอุปกรณ์เฉพาะนั้นๆ และไม่สามารถเปิดใช้งานที่อื่นได้ เว้นแต่คุณจะให้การอนุญาต

• คุณมีการควบคุมที่สมบูรณ์ว่าผู้ใช้แต่ละรายสามารถเข้าถึงเอกสารที่ได้รับการป้องกันใดบ้างผ่านระบบผู้ดูแลระบบ

• จากนั้นคุณสามารถแชร์เอกสารที่ได้รับการป้องกันด้วย DRM โดยใช้ Google Docs ได้

ขั้นตอนที่ 1: เปิดเอกสารของคุณใน Google Docs แล้วคลิก เมนู ไฟล์ ที่มุมบนซ้าย

ขั้นตอนที่ 2: จากนั้นคลิกที่ ตัวเลือก "ดาวน์โหลด" และเลือก "เอกสาร PDF (.pdf)" เพื่อดาวน์โหลด Google Doc เป็น PDF

ขั้นตอนที่ 3: ค้นหาไฟล์ PDF ที่ดาวน์โหลดมา คลิกขวาที่ไฟล์นั้น และเลือก "สร้าง PDF ที่ปลอดภัย" จากตัวเลือก

ขั้นตอนที่ 4: ถัดไป เลือกการควบคุม DRM ที่คุณต้องการใช้โดยใช้ Safeguard Writer

หมายเหตุ: หากคุณต้องการการปกป้องเพิ่มเติม คุณสามารถเพิ่มลายน้ำแบบไดนามิกที่แสดงชื่อของผู้ใช้ได้ ซึ่งจะช่วยป้องกันไม่ให้ผู้คนถ่ายภาพหน้าจอด้วยอุปกรณ์อื่น

ขั้นตอนที่ 5: คลิก “เผยแพร่” เพื่อบันทึกไฟล์ PDF ที่ปลอดภัยลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ การดำเนินการนี้จะเข้ารหัสไฟล์และสร้างระเบียนในระบบผู้ดูแลระบบโดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 6: สร้างบัญชีผู้ใช้สำหรับแต่ละบุคคลที่คุณต้องการให้เปิดดูไฟล์ PDF ที่ได้รับการป้องกัน เพียงไปที่ แท็บ "ลูกค้า" ในระบบผู้ดูแลระบบ แล้วคลิก "เพิ่ม"

ขั้นตอนที่ 7: ให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่ลูกค้าของคุณโดยเลือกเอกสารในระบบผู้ดูแลระบบและกำหนดสิทธิ์ที่คุณต้องการให้ลูกค้ามี

ขั้นตอนที่ 8: หากต้องการแชร์ PDF ให้อัปโหลดไปยัง Google Drive และคลิกไอคอนแชร์

1. ดูเอกสารที่ได้รับการป้องกันโดย Locklizard ในเบราว์เซอร์

เวอร์ชันเดสก์ท็อปของ Locklizard Safeguard นั้นปลอดภัยแต่เป็นขั้นตอนที่ใช้เวลานาน และมีวัตถุประสงค์เพื่อปกป้องเอกสารที่มีความละเอียดอ่อนสูง อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการแบ่งปันเอกสารของคุณโดยใช้ความปลอดภัยที่น้อยกว่าแต่ควบคุมได้ดีกว่า Google Docs Locklizard ยังมีโซลูชันบนเว็บอีกด้วย โดยวิธีการทำงานมีดังนี้:

ขั้นตอนที่ 1: หากต้องการเปิดใช้งานโปรแกรมดูเว็บ Locklizard Safeguard หลังจากรักษาความปลอดภัยเอกสารของคุณแล้ว เพียงเลือก “ปกป้องไปยังเว็บ…” จาก หน้าต่าง “สถานะการป้องกัน”

ขั้นตอนที่ 2: หรือเปิดแอปพลิเคชันผู้เผยแพร่เว็บ เลือกเอกสารที่คุณต้องการอัพโหลดไปยังโปรแกรมดูเว็บบนคลาวด์ แล้วคลิกที่ "เผยแพร่ทั้งหมด"

ขั้นตอนที่ 3: หากต้องการให้สิทธิ์เข้าถึงเว็บวิวเวอร์แก่ลูกค้า ให้เลือกลูกศรรายละเอียดเพิ่มเติมข้างชื่อของลูกค้าในแท็บลูกค้าของพอร์ทัลผู้ดูแลระบบของคุณ

ขั้นตอนที่ 4: จากนั้น ทำเครื่องหมายที่ “เปิดใช้งาน” ใต้ “Web Viewer” และส่งข้อมูลการเข้าสู่ระบบให้กับพวกเขา

แปลงเป็น PDF พร้อมข้อจำกัด

อีกวิธีหนึ่งในการแบ่งปันเอกสารกับผู้อื่นอย่างปลอดภัยคือการแปลงเอกสารเป็น PDF โดยทั่วไปแล้ว PDF ถือว่าปลอดภัยกว่าเอกสาร Word โดยมีคุณสมบัติหลักอย่างหนึ่งคือการป้องกันด้วยรหัสผ่าน ซึ่งช่วยป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต

ฉันชอบ WPS Office สำหรับงานประเภทนี้ เพราะทำให้การแปลงเอกสาร Word เป็น PDF เป็นเรื่องง่าย นอกจากนี้ ยังมีโปรแกรมแก้ไข PDF ที่ทรงพลัง ช่วยให้คุณควบคุมไฟล์ต่างๆ ได้มากขึ้น มาดูความสามารถ PDF ของ WPS Office กันอย่างละเอียดว่าจะช่วยให้คุณแชร์เอกสารกับผู้อื่นได้อย่างปลอดภัยได้อย่างไร

1. ส่งออกเป็น PDF

คุณสามารถส่งออกไฟล์ของคุณในรูปแบบ PDF ซึ่งเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการแชร์เอกสารของคุณ เนื่องจากช่วยลดโอกาสของการแก้ไขโดยไม่ได้รับอนุญาตได้อย่างมาก อย่างไรก็ตาม ความปลอดภัยยังคงเป็นปัญหาในบางครั้ง WPS Office ช่วยให้คุณอุ่นใจด้วยคุณสมบัติความปลอดภัยที่ครอบคลุมซึ่งมากกว่าการแชร์แบบธรรมดา นี่คือวิธีที่คุณสามารถส่งออกเอกสารของคุณในรูปแบบ PDF ได้อย่างง่ายดาย:

ขั้นตอนที่ 1: ขั้น แรกให้เปิดเอกสาร Word โดยใช้ WPS Office

ขั้นตอนที่ 2: ตอนนี้ให้คลิกที่ ปุ่ม "เมนู" ซึ่งคุณจะพบอยู่ที่มุมซ้ายบนของอินเทอร์เฟซ WPS Writer และเลือก ตัวเลือก "ส่งออกเป็น PDF" จากเมนู

ขั้นตอนที่ 3: กล่อง โต้ตอบ "ส่งออกเป็น PDF" จะเปิดขึ้น โดยคุณสามารถปรับเปลี่ยนการตั้งค่า เช่น เส้นทางไฟล์และช่วงหน้าก่อนที่จะดำเนินการต่อไป

ขั้นตอนที่ 4: หลังจากกำหนดค่าการตั้งค่าที่จำเป็นแล้ว คลิก "ส่งออก" เพื่อสิ้นสุดกระบวนการการแปลง

เมื่อแปลงเอกสารเป็น PDF แล้ว คุณสามารถแชร์เอกสารได้โดยมีความปลอดภัยที่เพิ่มมากขึ้น อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการปรับปรุงความปลอดภัยของเอกสารให้ดียิ่งขึ้น ฉันขอแนะนำให้ใช้ WPS PDF ซึ่งช่วยให้คุณเข้ารหัส PDF และตั้งรหัสผ่านเพื่อจำกัดการเข้าถึง ทำให้เอกสารของคุณได้รับการป้องกันที่ดียิ่งขึ้น

1. สมัครขอรับ การป้องกันด้วยรหัสผ่าน

คุณสามารถใช้คุณสมบัติการป้องกันด้วยรหัสผ่านใน WPS PDF เพื่อล็อกไฟล์ PDF ของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่าเฉพาะบุคคลที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่จะเข้าถึงไฟล์ได้ เครื่องมืออันทรงพลังนี้ช่วยให้คุณตั้งค่าระดับความปลอดภัยได้หลายระดับ คุณสามารถสร้างรหัสผ่านหนึ่งรหัสสำหรับการดูเอกสารและอีกรหัสหนึ่งสำหรับการแก้ไข

ขั้นตอนที่ 1: เปิดเอกสาร PDF ที่คุณเพิ่งแปลงโดยใช้ WPS PDF

ขั้นตอนที่ 2: ใน WPS PDF ให้ไปที่ แท็บ "ปกป้อง" จากนั้นเลือก "เข้ารหัส" จากริบบิ้นปกป้อง

ขั้นตอนที่ 3: ในหน้าต่างเข้ารหัส คุณจะพบสองตัวเลือกในการตั้งค่ารหัสผ่าน:

• ตั้งรหัสผ่านสำหรับเปิด: วิธีนี้จะช่วยป้องกันไม่ให้เอกสาร PDF ของคุณถูกเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต ใครก็ตามที่คุณแชร์ PDF ด้วยจะต้องใช้รหัสผ่านเพื่อดูเนื้อหา

• ตั้งรหัสผ่านสำหรับการแก้ไขและการแยกไฟล์: วิธีนี้จะช่วยจำกัดการเข้าถึงฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การพิมพ์หรือการคัดลอก การตั้งรหัสผ่านจะช่วยป้องกันไม่ให้เนื้อหาของคุณถูกเผยแพร่ต่อ

ขั้นตอนที่ 4: เมื่อคุณตั้งรหัสผ่านแล้ว ให้คลิก ปุ่ม "ยืนยัน" เพื่อใช้การเข้ารหัส

หมายเหตุ: อย่าลืมเก็บรหัสผ่านไว้ในที่ปลอดภัยและทำสำเนาเอาไว้ เนื่องจากเมื่อคุณตั้งรหัสผ่านแล้ว จะไม่สามารถกู้คืนได้ เนื่องจาก WPS Office จะไม่จัดเก็บรหัสผ่านไว้เพื่อความปลอดภัยที่ดียิ่งขึ้น

ขั้นตอนที่ 5: ตอนนี้ ให้ปิดและลองเปิด PDF อีกครั้ง และคุณจะเห็นว่าต้องมีรหัสผ่านเพื่อเข้าถึงเอกสาร

ด้วยวิธีนี้ คุณยังสามารถจำกัดคุณสมบัติบางอย่างได้ เช่น การป้องกันไม่ให้ใครพิมพ์หรือคัดลอกเนื้อหา ซึ่งจะทำให้คุณควบคุมวิธีการแชร์และใช้เอกสารของคุณได้อย่างเต็มที่ ทำให้คุณอุ่นใจได้อย่างเต็มที่

1. ใช้ลายน้ำ

การเพิ่มลายน้ำลงใน PDF เพื่อความปลอดภัยใน WPS Office จะทำให้การปกป้องเอกสารของคุณก้าวไปอีกขั้น ในขณะที่การป้องกันด้วยรหัสผ่านช่วยให้มั่นใจได้ว่าไม่มีใครสามารถคัดลอกหรือพิมพ์ PDF ของคุณได้ การเพิ่มลายน้ำจะช่วยเพิ่มการป้องกันอีกชั้น ลายน้ำทำหน้าที่เป็นตัวป้องกันที่มองเห็นได้ ทำให้ไม่มีใครอยากจับภาพหน้าจอหรือถ่ายภาพเนื้อหาของคุณ

ขั้นตอนที่ 1: เปิด PDF ของคุณใน WPS PDF และไปที่ แท็บ "แก้ไข"

ขั้นตอนที่ 2: ตอนนี้เพียงคลิกที่ ปุ่ม "ลายน้ำ" ในริบบิ้นแก้ไขเพื่อดูตัวเลือกลายน้ำที่พร้อมใช้งาน

ขั้นตอนที่ 3: เลือกจากตัวเลือกลายน้ำที่ตั้งไว้ล่วงหน้าที่มีให้สำหรับการเพิ่มลายน้ำลงใน PDF ของคุณโดยตรง

ขั้นตอนที่ 4: WPS PDF ยังให้ตัวเลือกในการเพิ่มลายน้ำแบบกำหนดเอง เพียงคลิกที่ "เพิ่ม" เพื่อสร้างลายน้ำแบบกำหนดเองสำหรับ PDF ของคุณ

ขั้นตอนที่ 5: ในหน้าต่างแทรกลายน้ำ ให้สร้างลายน้ำแบบกำหนดเองของคุณโดยการตั้งค่าแบบอักษร สี ความทึบ และการตั้งค่าอื่นๆ

ขั้นตอนที่ 6: เมื่อคุณสร้างลายน้ำแล้ว คลิก "ตกลง" เพื่อแทรกลายน้ำลงใน PDF ของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ

ด้วยลายน้ำ คุณสามารถอ้างสิทธิ์ความเป็นเจ้าของและรักษาการควบคุมเหนือเอกสารของคุณได้ แม้กระทั่งในกรณีที่ใครบางคนอาจพยายามหลีกเลี่ยงมาตรการรักษาความปลอดภัยอื่นๆ ขั้นตอนพิเศษนี้จะช่วยให้มั่นใจว่าเนื้อหาของคุณยังคงปลอดภัยและเป็นของคุณอย่างชัดเจน

คำถามที่พบบ่อย

1. Google Docs เป็นแบบส่วนตัวหรือไม่?

Google Docs สามารถคงความเป็นส่วนตัวจากผู้ใช้รายอื่นได้ตราบเท่าที่คุณไม่แชร์และใช้การรักษาความปลอดภัยบัญชีที่เข้มงวด อย่างไรก็ตาม เนื่องจาก Google ไม่มีการเข้ารหัสแบบ end-to-end Google จึงยังคงสามารถเข้าถึงเอกสารของคุณได้และอาจเปิดเผยข้อมูลดังกล่าวต่อหน่วยงานบังคับใช้กฎหมายหากจำเป็น นอกจากนี้ Google ยังรวบรวมข้อมูลเพื่อปรับปรุงและวิเคราะห์บริการ ซึ่งอาจส่งผลต่อความเป็นส่วนตัวของคุณ

2. ฉันสามารถใช้ VPN เพื่อปกป้องข้อมูลของฉันได้หรือไม่

ใช่ การใช้ VPN เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการปกป้องข้อมูลของคุณ ด้วยการทำงานระยะไกลที่เพิ่มขึ้น การปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนจากเครือข่ายสาธารณะที่ไม่ปลอดภัยจึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง การกำหนดให้พนักงานเข้าถึงไฟล์ขององค์กรผ่าน VPN ช่วยให้คุณสามารถปกป้องข้อมูลจากภัยคุกคามที่อาจเกิดขึ้นได้ วิธีนี้ช่วยเพิ่มระดับการเข้ารหัส ซึ่งช่วยเพิ่มความเป็นส่วนตัวและรับประกันสภาพแวดล้อมการทำงานที่ปลอดภัย

3. ฉันจะแปลง Docs เป็น PDF ได้อย่างไร

คุณสามารถแปลงเอกสารของคุณเป็นเอกสาร PDF ได้อย่างง่ายดายโดยใช้ฟีเจอร์ส่งออกเป็น PDF ของ WPS Office เพียงทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

ขั้นตอนที่ 1: เปิดเอกสาร Word โดยใช้ WPS Office

ขั้นตอนที่ 2: คลิกที่ ปุ่ม "เมนู" ที่มุมซ้ายบนของอินเทอร์เฟซ WPS Writer จากนั้นเลือก ตัวเลือก "ส่งออกเป็น PDF" จากเมนู

ขั้นตอนที่ 3: กล่อง โต้ตอบ "ส่งออกเป็น PDF" จะเปิดขึ้น ช่วยให้คุณปรับแต่งการตั้งค่า เช่น เส้นทางไฟล์และช่วงหน้า

ขั้นตอนที่ 4: หลังจากกำหนดค่าการตั้งค่าที่จำเป็นแล้ว คลิก "ส่งออก" เพื่อเสร็จสิ้นกระบวนการแปลง