ฉันมักจะตั้งคำถามถึงความปลอดภัยของเครื่องมือที่เราใช้ในการจัดการข้อมูลและเอกสารที่เป็นความลับ การเคลื่อนไหวที่ผิดพลาดเพียงครั้งเดียวอาจนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงนโยบายหรือการต่อสู้ทางกฎหมาย ซึ่งถือเป็นความเสี่ยงที่ร้ายแรง ในฐานะคนที่เคยต้องจัดการกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหลายครั้ง ฉันจึงตระหนักได้ว่าถึงเวลาแล้วที่จะต้องเจาะลึกลงไปและดูว่าแพลตฟอร์มที่เราพึ่งพานั้นเชื่อถือได้จริงอย่างที่อ้างหรือไม่
ในบทความนี้ ฉันจะแนะนำแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการแชร์เอกสารสำคัญใน Google Docs โดยไม่ต้องกังวลเรื่องข้อมูลรั่วไหล นอกจากนี้ ฉันยังจะแบ่งปันเคล็ดลับสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลของคุณเป็นส่วนตัวและปลอดภัยอย่างสมบูรณ์
แบ่งปันเอกสารกับบุคคลหรือกลุ่มเฉพาะ
Google Docs เป็นเครื่องมือบนเว็บที่ยอดเยี่ยมมาก เพราะทำให้การแชร์ไฟล์เป็นเรื่องง่ายอย่างเหลือเชื่อ คุณสามารถส่งเอกสารผ่านอีเมลหรือข้อความก็ได้ เพียงแค่แชร์ลิงก์ไฟล์ ไม่ว่าจะส่งให้กลุ่มหรือบุคคลใดบุคคลหนึ่ง คุณก็สามารถควบคุมได้ว่าใครสามารถเข้าถึงเอกสารได้อย่างสมบูรณ์ คุณสามารถจัดการสิทธิ์ได้อย่างง่ายดาย โดยให้บุคคลใดบุคคลหนึ่งสามารถดู แสดงความคิดเห็น หรือแก้ไขเอกสารได้
เคล็ดลับสำหรับคุณ
เมื่อแชร์ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือเป็นความลับกับกลุ่มใดกลุ่มหนึ่ง สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาว่าคุณกำลังใช้บัญชีใดอยู่ คำแนะนำที่เป็นประโยชน์คือให้ใช้บัญชีส่วนตัวของคุณเสมอเมื่อต้องจัดการกับเอกสารที่มีความละเอียดอ่อนสูง หากคุณแชร์ข้อมูลโดยใช้รหัสประจำตัวบริษัทหรือโรงเรียน คุณอาจให้สิทธิ์ผู้อื่น (เช่น ผู้ดูแลระบบ) เข้าถึงเอกสารของคุณโดยไม่ได้ตั้งใจ ซึ่งอาจทำให้ความลับถูกเปิดเผยได้ ข้อควรระวังง่ายๆ นี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลของคุณจะได้รับการปกป้องภายในกลุ่มที่ต้องการ
การจำกัดการเข้าถึง
ใน Google Docs คุณสามารถควบคุมการเข้าถึงเอกสารของคุณได้อย่างง่ายดายโดยการเพิ่มที่อยู่อีเมลของผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึง ในฐานะเจ้าของและบรรณาธิการเอกสาร คุณมีความรับผิดชอบเต็มที่ในการจัดการว่าใครสามารถดู แสดงความคิดเห็น หรือแก้ไขไฟล์ได้
วิธีนี้ช่วยให้คุณปกป้องเอกสารของคุณโดยให้แน่ใจว่ามีเพียงบุคคลที่เหมาะสมเท่านั้นที่มีสิทธิ์เข้าถึง และรักษาการควบคุมข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเอาไว้ได้ ถือเป็นวิธีง่ายๆ แต่ทรงพลังในการ แชร์เอกสารอย่าง ปลอดภัย
ขั้นตอนที่ 1: ใน Google Docs คลิก ปุ่ม "แชร์" ที่มุมขวาบนของหน้าจอของคุณ
ขั้นตอนที่ 2: หน้าต่างแชร์จะปรากฏขึ้น ในช่องข้อความ ให้พิมพ์ที่อยู่อีเมลของบุคคลที่คุณต้องการแชร์เอกสารด้วย
ขั้นตอนที่ 3: กำหนดระดับการเข้าถึงสำหรับผู้รับ ใช้เมนูแบบเลื่อนลงเพื่อกำหนดระดับการเข้าถึงให้กับผู้รับในฐานะ ผู้ชม ผู้แก้ไข หรือผู้แสดงความคิดเห็น โดยขึ้นอยู่กับระดับการเข้าถึงที่คุณต้องการให้
ขั้นตอนที่ 4: คุณสามารถเลือกเพิ่มข้อความส่วนตัวเพื่อให้คำแนะนำหรือบริบทสำหรับเอกสารที่คุณกำลังแชร์ได้
ขั้นตอนที่ 5: หลังจากตั้งค่าการอนุญาตแล้ว ให้คลิกที่ ไอคอน "ลิงก์" เพื่อคัดลอกลิงก์ที่สามารถแชร์ได้ หรือคลิก "ส่ง" เพื่อส่งอีเมลเอกสารโดยตรง
การป้องกันการพิมพ์ การแก้ไข และการคัดลอกและวาง
คุณสามารถกำหนดระดับการเข้าถึงเฉพาะสำหรับแต่ละบุคคลได้ โดยกำหนดให้พวกเขาเป็นผู้ดูหรือผู้แสดงความคิดเห็น ตัวเลือกทั้งสองนี้จะป้องกันการแก้ไข การคัดลอก-วาง และแม้แต่การพิมพ์ ทำให้มั่นใจได้ว่าเอกสารของคุณจะไม่มีการเปลี่ยนแปลงและปลอดภัย
ขั้นตอนที่ 1: หากต้องการเริ่มแชร์ใน Google Docs ให้คลิก ปุ่ม "แชร์" ซึ่งอยู่ที่มุมขวาบนของหน้าจอ
ขั้นตอนที่ 2: หน้าต่างแชร์ Google Docs จะปรากฏขึ้น เพียงป้อนที่อยู่อีเมลของบุคคลที่คุณต้องการให้สิทธิ์เข้าถึงในช่องอีเมล
ขั้นตอนที่ 3: หลังจากป้อนอีเมลแล้ว คุณสามารถเลือกระดับการเข้าถึงได้จากเมนูแบบเลื่อนลง คุณมีสามตัวเลือกให้เลือก:
ผู้ดู: อนุญาตให้ผู้อื่นดูเอกสารได้เท่านั้นโดยไม่ต้องทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ
บรรณาธิการ: อนุญาตให้ทุกคนที่ได้รับลิงก์สามารถแก้ไขเอกสารได้โดยสมบูรณ์ ส่งผลให้พวกเขาสามารถปรับเปลี่ยนเอกสารได้
ผู้แสดงความคิดเห็น: อนุญาตให้ผู้อื่นแสดงความคิดเห็น ซึ่งจะเป็นประโยชน์ในการรวบรวมข้อเสนอแนะเกี่ยวกับงานของคุณ
ขั้นตอนที่ 4: หลังจากเลือกระดับการเข้าถึงแล้ว คลิก ไอคอน "การตั้งค่า" เพื่อใช้การควบคุมการแชร์เพิ่มเติม
ขั้นตอนที่ 5: ภายในการตั้งค่า คุณมีสองตัวเลือกให้เลือกเพิ่มเติม:
ตัวเลือกที่ 1: อนุญาตให้ผู้ที่มีสิทธิ์ การเข้าถึง "แก้ไข" สามารถปรับแต่งสิทธิ์การแชร์ได้
ตัวเลือกที่ 2: ช่วยให้ผู้ที่มีสิทธิ์การเข้าถึงแบบ "ผู้ดู" หรือ "ผู้แสดงความคิดเห็น" สามารถดาวน์โหลด พิมพ์ หรือคัดลอกเอกสารได้
ขั้นตอนที่ 6: เมื่อคุณตัดสินใจเกี่ยวกับระดับการเข้าถึงแล้ว ให้คลิก "คัดลอกลิงก์" เพื่อแชร์กับผู้อื่น หรือคลิก "เสร็จสิ้น" เพื่อออกจากกล่องโต้ตอบการแชร์
ในฐานะผู้ดู บุคคลนั้นสามารถอ่านเนื้อหาได้เท่านั้น ในขณะที่ในฐานะผู้แสดงความคิดเห็น บุคคลนั้นสามารถให้ข้อเสนอแนะได้โดยไม่ต้องแก้ไขข้อความต้นฉบับ การควบคุมนี้ช่วยให้คุณมีความยืดหยุ่นในการแบ่งปันงานของคุณเพื่อตรวจสอบหรือป้อนข้อมูลโดยไม่ต้องเสี่ยงต่อการแก้ไขที่ไม่ต้องการ
เพิ่มวันหมดอายุ
คุณสมบัติที่มีประโยชน์อีกอย่างหนึ่งคือความสามารถในการตั้งวันหมดอายุสำหรับการเข้าถึง ซึ่งช่วยให้คุณสามารถแชร์เอกสารของคุณกับผู้อื่นได้ในช่วงระยะเวลาหนึ่ง หลังจากนั้นเอกสารจะไม่สามารถเข้าถึงได้อีกต่อไป ถือเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการควบคุมข้อมูลที่ละเอียดอ่อน เพื่อให้แน่ใจว่าหลังจากเวลาที่กำหนดแล้ว จะมีเพียงคุณเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงได้อีกครั้ง
ขั้นตอนที่ 1: ในกล่องโต้ตอบการแชร์ ให้พิมพ์ที่อยู่อีเมลของบุคคลที่คุณต้องการส่งเอกสารของคุณให้
ขั้นตอนที่ 2: ถัดไป คลิกที่เมนูแบบดรอปดาวน์ และเลือก ตัวเลือก "เพิ่มวันหมดอายุ"
ขั้นตอนที่ 3: วันที่และเวลาจะปรากฏใต้ช่องอีเมล ปรับวันที่และเวลาให้ตรงกับระยะเวลาที่คุณต้องการให้สิทธิ์การเข้าถึง
ขั้นตอนที่ 4: สุดท้าย ให้คลิก “ส่ง” เพื่อแชร์เอกสารผ่านทางอีเมล หรือเลือก “คัดลอกลิงก์” เพื่อแจกจ่ายไฟล์ผ่านลิงก์
อย่างไรก็ตาม สิ่งหนึ่งที่ควรทราบคือ การกำหนดวันหมดอายุสำหรับการเข้าถึงเอกสารนั้นใช้ได้เฉพาะกับบัญชีที่ทำงานหรือโรงเรียนเท่านั้น หากคุณใช้บัญชี Google ส่วนตัว คุณลักษณะนี้อาจใช้ไม่ได้
ดังนั้น หากคุณวางแผนที่จะแบ่งปันข้อมูลบางอย่างที่เป็นความลับและจำเป็นต้องจำกัดการเข้าถึงภายในกรอบเวลาที่กำหนด โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้บัญชีที่เหมาะสม การพยายามทำเช่นนี้โดยใช้บัญชีส่วนตัวจะไม่ได้ผล และเอกสารอาจยังคงสามารถเข้าถึงได้เกินระยะเวลาที่คุณตั้งใจไว้
การป้องกันเอกสารด้วยรหัสผ่าน
เมื่อต้องปกป้องเอกสารสำคัญของคุณ การป้องกันด้วยรหัสผ่านถือเป็นตัวเลือกที่ดี อย่างไรก็ตาม Google Docs ไม่มีการเข้ารหัสรหัสผ่านในตัวสำหรับไฟล์ ดังนั้น หากคุณต้องการเพิ่มระดับความปลอดภัยอีกชั้น คุณจะต้องดำเนินการเพิ่มเติมอีกสองสามขั้นตอน
การดาวน์โหลด Google Doc ของคุณเป็น PDF
ก่อนอื่น เราต้องดาวน์โหลด Google Doc ที่เราต้องการป้องกันด้วยรหัสผ่านเพื่อให้มีความปลอดภัยยิ่งขึ้น
ขั้นตอนที่ 1: เพียงคลิกที่ เมนู "ไฟล์" จากนั้นคลิกที่ ปุ่ม "ดาวน์โหลด"
ขั้นตอนที่ 2: ตอนนี้คลิกที่ "เอกสาร PDF (.pdf)" เพื่อดาวน์โหลด Google Doc ในรูปแบบ PDF
การรักษาความปลอดภัย PDF ของคุณด้วยรหัสผ่าน
เมื่อดาวน์โหลด Google Doc เสร็จแล้ว ตอนนี้เราสามารถเข้ารหัสและตั้งรหัสผ่านสำหรับ PDF โดยใช้ WPS Office ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์รอบด้านที่คุณวางใจได้ ขั้นตอนมีดังนี้:
ขั้นตอนที่ 1: เปิดไฟล์ PDF ใน WPS Office และไปที่ แท็บ "ปกป้อง"
ขั้นตอนที่ 2: ในริบบิ้นการป้องกัน ให้คลิกที่ ตัวเลือก "เข้ารหัส" เพื่อเข้ารหัสไฟล์ PDF ของคุณ
ขั้นตอนที่ 3: ตั้งรหัสผ่านสำหรับ PDF แล้วคลิก "ยืนยัน"
การอัปโหลด PDF ที่ได้รับการป้องกันด้วยรหัสผ่านของคุณไปยัง Google Drive
ตอนนี้ฉันมี Google Doc ซึ่งฉันดาวน์โหลดเป็น PDF และตั้งรหัสผ่านโดยใช้ WPS Office เพื่อปกป้อง PDF ของฉัน ขั้นตอนสุดท้ายคือการอัปโหลด PDF ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่านไปยัง Google Drive เพื่อให้เข้าถึงได้ง่ายขึ้น
ขั้นตอนที่ 1: ในเบราว์เซอร์ของคุณ ไปที่ Google Drive
ขั้นตอนที่ 2: คุณสามารถลากและวางไฟล์ PDF เพื่ออัปโหลดได้ หรืออีกวิธีหนึ่ง คุณสามารถอัปโหลด PDF ได้โดยคลิกที่ "ใหม่" จากนั้นเลือก "อัปโหลดไฟล์" เพื่ออัปโหลดไฟล์ PDF ของคุณ
เมื่อเปิดเอกสารบน Google Drive แล้ว คุณจะไม่สามารถเข้าถึง PDF ได้โดยไม่ต้องใส่รหัสผ่านอีกต่อไป
หรือคุณสามารถข้ามขั้นตอนยุ่งยากทั้งหมดและเลือก WPS Office ซึ่งเอกสารของคุณจะได้รับการรักษาความปลอดภัยและป้องกัน ด้วยคุณสมบัติความปลอดภัยมากมายที่คุณสามารถใช้ได้ WPS Office ช่วยให้คุณเพิ่มความปลอดภัยให้กับเอกสารได้อย่างง่ายดาย ไม่ว่าคุณจะต้องเข้ารหัสไฟล์ เพิ่มลายน้ำ หรือจำกัดการแก้ไข WPS Office ก็ช่วยคุณได้
วิธีแชร์อย่างปลอดภัยที่มีประสิทธิผลและง่ายที่สุด: การใช้ WPS Office
WPS Office เป็นชุดโปรแกรมสำนักงานที่ฉันชอบมากที่สุดด้วยเหตุผลหลายประการ แต่เหตุผลที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งก็คือความปลอดภัยที่ไม่มีการประนีประนอม WPS Office มีคุณสมบัติด้านความปลอดภัยหลายประการที่ฉันพึ่งพามาโดยตลอด ทำให้ฉันรู้สึกสบายใจเสมอ โดยเฉพาะเมื่อต้องจัดการกับเอกสารที่มีข้อมูลละเอียดอ่อนหรือเป็นความลับ
WPS Office ช่วยให้คุณแชร์เอกสารได้อย่างง่ายดายและที่สำคัญที่สุดคือปลอดภัย ไม่ว่าคุณจะทำงานร่วมกับทีมหรือส่งไฟล์ส่วนตัว คุณก็วางใจได้ว่าข้อมูลของคุณได้รับการปกป้องอย่างดี นอกจากนี้ ยังดาวน์โหลดและใช้งานได้ฟรี ทำให้เป็นทางเลือกที่ดีเยี่ยมแทนซอฟต์แวร์สำนักงานราคาแพง
ตั้งแต่การเข้ารหัสไปจนถึงการจำกัดการเข้าถึง WPS Office รับรองว่าเอกสารของคุณจะปลอดภัยในทุกขั้นตอน ไม่ว่าคุณจะทำงานบนเดสก์ท็อปหรืออุปกรณ์พกพา การแชร์ไฟล์สำคัญไม่เคยง่ายและปลอดภัยเท่านี้มาก่อน
แบ่งปันเอกสารออนไลน์
WPS Office ขึ้นชื่อว่าเป็น ชุดโปรแกรมสำนักงานออฟไลน์ ที่ยอดเยี่ยม ช่วยให้คุณเข้าถึงฟีเจอร์การทำงานได้อย่างครบถ้วนโดยไม่ต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต อย่างไรก็ตาม โปรแกรมนี้ยังสามารถทำงานได้อย่างยอดเยี่ยมเมื่อใช้งาน ออนไลน์ โดยมอบประสบการณ์การแชร์เอกสารที่ราบรื่น นี่คือวิธีที่คุณสามารถแชร์เอกสารออนไลน์อย่างปลอดภัยโดยใช้ WPS Office:
ขั้นตอนที่ 1: เริ่มต้นด้วยการเปิดเอกสารที่คุณพร้อมจะแชร์ จากนั้นค้นหาและคลิกปุ่ม "แชร์" ที่อยู่มุมขวาบนของหน้าจอของคุณ
ขั้นตอนที่ 2: WPS Office นำเสนอตัวเลือกการแชร์ที่หลากหลาย แต่ขอเน้นที่ฟีเจอร์ "แชร์เป็นลิงก์" แทน ซึ่งจะช่วยให้คุณแจกจ่ายเอกสารทางออนไลน์ได้อย่างง่ายดาย
ขั้นตอนที่ 3: ในฟิลด์ "ทุกคนที่มีลิงก์" คุณจะมีสิทธิ์ในการกำหนดว่าใครสามารถเข้าถึงเอกสารของคุณได้ ต้องการให้ผู้อื่นแก้ไขเอกสารหรือไม่ เพียงเลือก "แก้ไข" จากเมนูแบบเลื่อนลง ต้องการล็อกเอกสารเพื่อดูเท่านั้นหรือไม่ สลับไปที่ "ดู" เพื่อจำกัดการเข้าถึงตามความเหมาะสม
ขั้นตอนที่ 4: หากคุณต้องการเพิ่มชั้นความปลอดภัยอีกชั้น ให้สลับตัวเลือกเพื่อปิดการใช้งานการดาวน์โหลด เพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารของคุณยังคงออนไลน์และไม่ได้รับการบันทึกไว้ที่อื่น
ขั้นตอนที่ 5: คุณสามารถกำหนดวันที่หมดอายุสำหรับลิงก์ของคุณได้ คุณสามารถควบคุมระยะเวลาการแชร์ได้ ทำให้มั่นใจได้ว่าเอกสารของคุณจะสามารถเข้าถึงได้เฉพาะเท่าที่จำเป็นเท่านั้น เหมาะอย่างยิ่งสำหรับโปรเจ็กต์ที่ต้องใช้เวลา!
การแบ่งปันเอกสารแบบออฟไลน์
WPS Office เวอร์ชันออนไลน์ มี คุณลักษณะด้านความปลอดภัยมากมายที่ช่วยให้คุณอุ่นใจเมื่อแชร์หรือจัดเก็บเอกสาร สิ่งที่ทำให้ WPS ดีกว่าเดิมก็คือ WPS ตอบสนองความต้องการของ ทุกคน ไม่ว่าคุณจะใช้ชุดโปรแกรมออนไลน์หรือออฟไลน์ก็ตาม
สำหรับ ผู้ใช้ออฟไลน์ WPS Office ก็ไม่ละเลยเรื่องความปลอดภัยเช่นกัน ในความเป็นจริงแล้ว WPS Office ให้ การป้องกันที่แข็งแกร่งพอๆ กัน พร้อม ฟีเจอร์ ให้เลือกใช้มากขึ้นอีก เช่น การเข้ารหัส การป้องกันด้วยรหัสผ่าน และการจำกัดการแก้ไข ด้วยวิธีนี้ ไม่ว่าฉันจะทำงานที่ไหนหรืออย่างไร เอกสารของฉันก็ยังคงปลอดภัยอยู่เสมอ ให้ฉันอธิบายให้คุณฟังว่า WPS Office ช่วยรับประกันความปลอดภัยของเอกสารของฉันได้อย่างไร
การจำกัดการแก้ไขในไฟล์
ขั้นตอนแรกๆ ที่ฉันทำเมื่อแชร์เอกสารคือการจำกัดสิทธิ์ในการแก้ไข ด้วย WPS Office ฉันสามารถจำกัดผู้ที่สามารถแก้ไขเอกสารได้อย่างง่ายดาย ซึ่งมีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อแชร์เอกสารที่ต้องดูแต่ไม่เปลี่ยนแปลง เช่น สัญญาหรือรายงานเวอร์ชันสุดท้าย วิธีนี้ทำให้ฉันสามารถควบคุมความสมบูรณ์ของเอกสารได้อย่างเต็มที่ นี่คือวิธีจำกัดการแก้ไขในไฟล์ใน WPS Office
ขั้นตอนที่ 1: เริ่มต้นด้วยการเปิดเอกสารที่คุณต้องการแชร์ใน WPS Office
ขั้นตอนที่ 2: ไปที่ แท็บ “ตรวจสอบ” ใน WPS Writer แล้วคลิกที่ ปุ่ม “จำกัดการแก้ไข” ที่อยู่บนแถบเครื่องมือ
ทันทีที่คุณคลิก แผงใหม่จะปรากฏขึ้นที่ด้านขวาของหน้าจอ ตอนนี้คุณควบคุมได้แล้ว คุณจะมีตัวเลือกอันทรงพลังสองตัวเลือกในการปกป้องเอกสารของคุณ:
จำกัดการจัดรูปแบบ : คุณสมบัตินี้ช่วยให้คุณล็อครูปแบบเฉพาะได้ ทำให้มั่นใจได้ว่าไม่มีใครสามารถเปลี่ยนแปลงหัวเรื่องที่คุณจัดรูปแบบอย่างระมัดระวังได้
ใช้การป้องกัน : นี่คือจุดที่เวทมนตร์ที่แท้จริงเกิดขึ้น! คุณสามารถเพิ่มความเข้มงวดในการป้องกันได้โดย:
การทำให้เอกสารเป็นแบบอ่านอย่างเดียว เพื่อไม่ให้มีการแก้ไขที่ไม่ต้องการเกิดขึ้น
เปิดใช้งานการติดตามการเปลี่ยนแปลง ช่วยให้คุณตรวจสอบและอนุมัติการแก้ไขแต่ละครั้ง
อนุญาตให้แสดงความคิดเห็นโดยไม่เปลี่ยนแปลงเนื้อหาต้นฉบับ
เปิดใช้งานการกรอกแบบฟอร์มโดยรักษาส่วนอื่นของเอกสารของคุณไว้ให้ไม่มีใครแตะต้องได้
ขั้นตอนที่ 3: เลือกระดับการป้องกันที่ตรงกับความต้องการของคุณ
เคล็ดลับ : WPS Office จะขอให้คุณตั้งรหัสผ่านเพื่อล็อกการตั้งค่าเหล่านี้ เพื่อให้แน่ใจว่ามีเพียงคุณเท่านั้นที่ควบคุมวิธีใช้เอกสารของคุณ
เมื่อเปิดใช้งานการแก้ไขแบบจำกัด คุณสามารถแชร์เอกสารของคุณได้อย่างมั่นใจ โดยมั่นใจได้ว่าเนื้อหาของคุณปลอดภัยตามที่คุณต้องการ ไม่มีการแก้ไขที่ไม่ต้องการ ไม่มีเรื่องเซอร์ไพรส์ เพียงแค่สบายใจ!
เข้ารหัสไฟล์
WPS Office ยกระดับความปลอดภัยเอกสารไปอีกขั้นด้วย ฟีเจอร์ เข้ารหัสไฟล์ ซึ่งช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของคุณจะได้รับการปกป้อง ฟีเจอร์ในตัวนี้ช่วยให้คุณเข้ารหัสไฟล์ได้โดยตรงภายในชุดโปรแกรม WPS Office ช่วยเพิ่มระดับความปลอดภัยพิเศษที่ป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต
ขั้นตอนที่ 1: สร้างเอกสารใหม่บน WPS Office และคลิกที่ “เมนู” ที่มุมซ้ายบนของอินเทอร์เฟซ WPS
ขั้นตอนที่ 2: ค้นหา "การเข้ารหัสเอกสาร" ในรายการและไปที่ "การเข้ารหัส" จากเมนูแบบเลื่อนลง
ขั้นตอนที่ 3: หน้าต่างการเข้ารหัสจะปรากฏขึ้น ซึ่งจะช่วยให้คุณตั้งรหัสผ่านสำหรับการดูและแก้ไขเอกสารได้ คุณสามารถตั้งรหัสผ่านที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละเอกสารได้เช่นกัน
ขั้นตอนที่ 4: สำหรับตัวเลือกการเข้ารหัสขั้นสูงเพิ่มเติม ให้เลื่อนไปทางขวาแล้วคลิก ปุ่ม "ขั้นสูง"
ขั้นตอนที่ 5: เลือก "ตกลง" หลังจากเลือกประเภทการเข้ารหัสที่คุณ ต้องการ
ขั้นตอนที่ 6: เลือกคุณลักษณะความเป็นส่วนตัวอื่น ๆ สำหรับเอกสารของคุณ เช่น การซ่อนข้อมูลส่วนบุคคลของคุณ
ขั้นตอนที่ 7: คลิก "ตกลง" หลังจากยืนยันตัวเลือกการเข้ารหัสเอกสารของ คุณ
ฟีเจอร์นี้ช่วยให้คุณอุ่นใจได้ โดยเฉพาะเมื่อต้องจัดการกับรายงานที่เป็นความลับ สัญญา หรือเอกสารสำคัญใดๆ WPS Office ช่วยให้คุณปกป้องเอกสารได้อย่างง่ายดาย และรับประกันว่างานของคุณจะยังคงเป็นส่วนตัวและปลอดภัย
แปลงเป็น PDF พร้อมข้อจำกัด
PDF เป็นรูปแบบที่ปลอดภัยที่สุดรูปแบบหนึ่งสำหรับการแชร์เอกสาร แต่ถึงแม้จะไม่ใช่รูปแบบที่ปลอดภัยอย่างสมบูรณ์ แต่การใช้มาตรการป้องกันเฉพาะจะช่วยเพิ่มความปลอดภัยให้กับเอกสาร PDF ของคุณได้อย่างมาก วิธีนี้ทำให้เอกสารได้รับการปกป้องจากการเข้าถึงและการแก้ไขโดยไม่ได้รับอนุญาต การใช้คุณสมบัติต่างๆ เช่น การป้องกันด้วยรหัสผ่าน การเข้ารหัส และการจำกัดสิทธิ์ จะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าข้อมูลอันมีค่าของคุณได้รับการปกป้องอย่างดีและสามารถเข้าถึงได้เฉพาะผู้ที่ต้องการข้อมูลนั้นจริงๆ โปรดจำไว้ว่า แม้ว่ารูปแบบต่างๆ จะไม่ได้สมบูรณ์แบบ แต่การทำตามขั้นตอนเหล่านี้จะทำให้คุณอุ่นใจได้เมื่อแชร์เนื้อหาที่ละเอียดอ่อนของคุณ
ส่งออกเป็น PDF
การส่งออกข้อมูลอย่างง่ายช่วยให้เอกสารของคุณปลอดภัยมากขึ้น PDF ปรับเปลี่ยนได้ยากกว่ารูปแบบเอกสารอื่น ทำให้เหมาะสำหรับการแชร์ข้อมูลสำคัญ
ขั้นตอนที่ 1: เริ่มต้นด้วยการเปิดเอกสาร Word ของคุณใน WPS Office
ขั้นตอนที่ 2: จากนั้นคลิกที่ ปุ่ม "เมนู" ที่อยู่มุมซ้ายบนของ WPS Writer และเลือก ตัวเลือก "ส่งออกเป็น PDF" จากดรอปดาวน์
ขั้นตอนที่ 3: กล่องโต้ตอบส่งออกเป็น PDF จะปรากฏขึ้น ที่นี่ คุณสามารถปรับแต่งตัวเลือกต่างๆ เช่น ตำแหน่งไฟล์และช่วงหน้าก่อนดำเนินการต่อ
ขั้นตอนที่ 4: เมื่อคุณได้ทำการปรับเปลี่ยนตามต้องการแล้ว ให้คลิกที่ "ส่งออก" เพื่อดำเนินการแปลงให้เสร็จสมบูรณ์
สมัครขอรับ การป้องกันด้วยรหัสผ่าน
ฟีเจอร์ “Protect” ของ WPS PDF ก้าวไปอีกขั้นด้วยการให้คุณตั้งรหัสผ่านของเจ้าของไฟล์ PDF ของคุณได้ ซึ่งจะจำกัดการพิมพ์และการคัดลอก หากต้องการเปิดใช้งานฟีเจอร์นี้ ให้เลือกตัวเลือก “Protect” ใน WPS Office และตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ปิดใช้งานสิทธิ์ในการพิมพ์และการคัดลอกแล้ว วิธีนี้จะช่วยให้มั่นใจว่าแม้ว่าจะมีใครก็ตามสามารถดู PDF ของคุณได้ แต่ก็จะไม่สามารถทำซ้ำหรือพิมพ์ได้หากไม่ได้รับอนุญาตจากคุณ
ขั้นตอนที่ 1: เปิดไฟล์ PDF ที่แปลงใหม่โดยใช้ WPS PDF
ขั้นตอนที่ 2: ไปที่ แท็บ "ปกป้อง" จากนั้นเลือก "เข้ารหัส" จากตัวเลือกที่มีในส่วนปกป้อง
ขั้นตอนที่ 3: ใน หน้าต่าง "เข้ารหัส" คุณจะมีตัวเลือกรหัสผ่านสองแบบเพื่อรักษาความปลอดภัยเอกสารของคุณ:
ตั้งรหัสผ่านเปิด: วิธีนี้จะช่วยให้เฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่จะดู PDF ได้ เนื่องจากใครก็ตามที่พยายามเปิดจะต้องใช้รหัสผ่าน
ตั้งรหัสผ่านสำหรับการแก้ไขและการแยกข้อมูล: การตั้งค่า นี้จะจำกัดการเข้าถึงการดำเนินการต่างๆ เช่น การพิมพ์ การคัดลอก หรือการเปลี่ยนแปลง ซึ่งจะทำให้คุณควบคุมวิธีการแชร์เนื้อหาได้มากยิ่งขึ้น
ขั้นตอนที่ 4: หลังจากกำหนดรหัสผ่านของคุณแล้ว คลิก "ยืนยัน" เพื่อล็อคการตั้งค่าการเข้ารหัส
หมายเหตุ: โปรดเก็บรหัสผ่านไว้ในที่ปลอดภัย เนื่องจากไม่สามารถกู้คืนได้เนื่องจากนโยบายของ WPS Office ที่จะไม่เก็บรหัสผ่านผู้ใช้เพื่อเพิ่มความปลอดภัย
ขั้นตอนที่ 5: ตอนนี้ให้ปิด PDF และเมื่อคุณพยายามเปิดอีกครั้ง คุณจะสังเกตเห็นว่าเอกสารได้รับการป้องกันด้วยรหัสผ่าน
คำถามที่พบบ่อย
1. "ใครก็ตามที่มีลิงก์" ใน Google Docs จะปลอดภัยหรือไม่หากคุณไม่แชร์ลิงก์
Google Docs ที่มีสิทธิ์เข้าถึง "ทุกคนที่มีลิงก์" นั้นไม่ปลอดภัยอย่างสมบูรณ์ ลิงก์ดังกล่าวมีองค์ประกอบแบบสุ่ม 44 อักขระ ทำให้เดาได้ยาก อย่างไรก็ตาม ความเสี่ยงอยู่ที่การแชร์ลิงก์หรือเก็บไว้ในประวัติเบราว์เซอร์ คลิปบอร์ด หรือส่วนขยายโดยไม่ได้ตั้งใจ เพื่อความปลอดภัยยิ่งขึ้น โปรดจำกัดการเข้าถึงเฉพาะบัญชี Google ของคุณเท่านั้น
2. ฉันควรทำอย่างไรทันทีหากข้อมูลของฉันถูกเปิดเผยบน Google Docs?
หากข้อมูลของคุณถูกเปิดเผยบน Google Docs ให้ดำเนินการตามขั้นตอนต่อไปนี้ทันที:
ปรับสิทธิ์ : ตรวจสอบการตั้งค่าการแชร์เอกสารของคุณและกำจัดสิทธิ์การเข้าถึงสำหรับผู้ใช้ที่ไม่ได้รับอนุญาต ยืนยันว่าไฟล์ที่เป็นความลับไม่สามารถเข้าถึงได้โดยเปิดเผย
ระบุสาเหตุ : ตรวจสอบว่าการสัมผัสเกิดขึ้นได้อย่างไรเพื่อสร้างมาตรการป้องกันที่จำเป็น
แจ้งเตือนบุคคลที่ได้รับผลกระทบ : แจ้งให้ทุกคนที่ข้อมูลอาจถูกบุกรุกทราบ และประเมินมาตรการรักษาความปลอดภัยของคุณเพื่อป้องกันปัญหาในอนาคต
3. จะแชร์ Google Docs หลายรายการในครั้งเดียวได้อย่างไร?
เข้าถึง Google Drive ของคุณแล้วกด Control หรือ Shift ค้างไว้แล้วคลิกบนเอกสารที่คุณต้องการแชร์ จากนั้นกดปุ่มแชร์ เลือกการตั้งค่าที่คุณต้องการ และคลิก "เสร็จสิ้น" การแชร์โดยตรงกับบัญชีอีเมลจะเร็วกว่าการส่งลิงก์ อีกวิธีหนึ่ง คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ที่แชร์และกำหนดค่าเพื่อให้เฉพาะบุคคลที่คุณเพิ่มอีเมลเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงได้
